När du bedriver verksamhet, kommer intressenter, chefer och kunder att förvänta sig effektivitet, tillförlitlighet och säkerhet. Detta gäller särskilt finansiella transaktioner. Intern kontroll säkerställer att alla affärs- eller organisationsprocesser uppfyller dessa krav. Det är dock viktigt att identifiera eventuella svagheter i din interna kontrollinställning. Det finns flera sätt att upptäcka dessa brister och information finns tillgänglig för att hjälpa dig. Exempelvis har Securities and Exchange Commission utfärdat riktlinjer för övervakning av interna kontroller.
Katalogera alla dina interna kontrollförfaranden. Detta inkluderar dokumentation av finansiella transaktioner, produktdesign och testning, inköpsprocedurer och internrevision. Vet exakt vad du har att göra med innan du inspekterar procedurerna ytterligare. Försök att identifiera delar av företaget eller organisationen som kan vara mer riskfyllda än andra. Också utvärdera utformningen av dina kontroller. Detta kommer normalt att innefatta dokumentation, organisation, arbetsuppdelning, feedback och utbildning.
Gör en riskbedömning för alla dina kontrollförfaranden. Identifiera de mest troliga misslyckandena inom din verksamhet eller organisation. En riskbedömning tar vanligtvis form av ett bord. Varje ny risk sätts i rad. För att undersöka risken, lägg till ett antal kolumner som anger vad som kan gå fel, varför, vem ansvarar för den specifika processen, som inspekterade det, lösningar och när den ansvariga personen handlade.
Genomföra en internrevision. Här ingår lager- och tillgångsinventeringar, kontantavstämning och leverantörsskulder. Kontantavstämning innebär att mängden likvida medel som ägs av företaget är korrekt jämfört med intäkter och utgifter. Revisionskonto innebär att alla betalningar går till rätt företag eller individ. Dessa bör hänvisas till alla finansiella rapporter både internt (kontonavdelningen) och externa (banker).
Utbilda personal på moderna interna kontrollprocesser och metoder. Interna kontroller, som många andra aspekter av verksamheten, utvecklas ständigt. Meddela dina anställda om eventuella ändringar och behålla dem välutbildade. Brist på kunskap och utbildning är en viktig orsak till interna kontrollfel. Testa arbetstagarnas kunskaper och hålla granskningar under personalutbildning.
Övervaka din internkontrollpersonal. Riskbedömningar skapas vanligen av de som gör internkontrollen. Övervakning eller utförande av externa inspektioner gör det möjligt för tredje part att identifiera eventuella svagheter som personen eller laget på plats har missat. Dessa kan sträcka sig från själva processen till övervakning av de som kontrollerar den. Ett externt revisionsföretag utför vanligtvis sådana inspektioner. De flesta företag har relationer med betrodda externa revisorer.
Undersök kundernas och intressenters feedback. Finns det vanliga klagomål? Var det några överträdelser av intern kontroll? Till exempel, om ett antal kunder rapporterar samma produktfel, t.ex. en felaktig knapp, kan du arbeta bakåt genom ditt företags procedurer för att hitta problemet. Detta skulle typiskt innebära att man granskar, i omvänd ordning, leverans, montering, tillverkning, provning och design.
Titta på avdelningsrapporter. Finns det områden i företaget som har blivit sämre eller förbättras inte som förväntat? Sådana problem kan bero på andra faktorer men kan också signalera någon typ av internkontrollfel. Varje avdelning kan styra och övervaka vad den gör. men avdelningsrapporter måste bindas samman för att spegla verksamheten som helhet. Undersök om varje avdelning har en tillräckligt stark mekanism för att personalen ska rapportera kontrollsvagheter.
