Om du har problem angående ditt jobb, kan du behöva ta upp dessa problem med din chef vid någon tidpunkt. Om du anger dina bekymmer via ett brev kan din chef tydligt förstå exakt vad som gäller dig utan att lämna utrymme för feltolkning, eftersom alla dina tankar och idéer är tydligt uttryckta. För att skriva ett brev av intresse till din chef, följ vissa riktlinjer för att säkerställa att dina bekymmer läggs ut på ett professionellt sätt.
Huvudbekymmer
Inne i första stycket i brevet, förklara exakt varför du kontaktar din chef. Använd de första två meningarna för att informera läsaren om du har problem angående jobbet och följ upp en rät-till-punkt-förklaring om vad som stör dig. Innehåll i huvuddelen, eller paraplyet, ämnen som berörs.
Exemplar av intresse:
"Hej, Herr Smith. Jag skriver dig som jag har flera nedslående bekymmer angående det landskapsarbete som tilldelats min division. Under hela min observation har jag märkt att anställda uppvisar sena, alltför trötta och operativa maskiner på ett oprofessionellt sätt. "
Ge specifika exempel
När det allmänna förklaringen av brevet har förklarats, gräva djupare in i situationen genom att ge läsaren specifika exempel. Detta ger honom en klar förståelse av situationen och minskar sannolikheten för att ditt brev kommer obemärkt.
Beröringsbrev exempel:
"Jason S. Masters anlände till arbetsplatsen klockan 10:45, vilket är 1,5 timmar efter sin planerade ankomsttid. Vid ankomsten verkade han vara alltför trött och började använda maskiner utan att utföra den standardiserade säkerhetskontrollen. Senare på eftermiddagen märkte jag flera anställda som arbetade med tunga maskiner utan att ha hjälmar eller använda säkerhetsåtgärder. "
Undvik emotionella uttalanden
Under hela brevskrivningsprocessen blir inte alltför emotionell eftersom det tenderar att minska bokstävernas professionalism och legitimitet. Se till att alla uttalanden är faktiskt baserade och fria från emotionella övertoner. Målet med detta brev är att ge din chef den information som behövs för att beskriva de exakta orsakerna till oro så att han kan vidta åtgärder om han anser det nödvändigt.
Föreslå förbättringar
I slutet av brevet gör du förslag om dina problem. Se till att dessa förslag förblir det, och inte krav. Förutse ett förslag, använd uttalanden som, "Tror du att det vore bäst …" eller "Kanske är det användbart …." Använd det här avsnittet i brevet för att presentera idéer du har haft, men följ upp det här avsnittet med en begäran om ett möte för att ytterligare diskutera dina problem och utbyta idéer för att korrigera eventuella problem.
