Transmittala bokstäver, även kallade brevbrev, bifogar fax och e-postmeddelanden för att beskriva innehållet i faxade dokument eller de filer som bifogas ett e-postmeddelande. Transmittala bokstäver ser till att dokumenten ges till rätt person om de skickas till ett delat fax eller e-postadress. Dessa bokstäver är vanligtvis korta och överför endast nödvändig information. Eftersom överföringsbrev är en form av företagskorrespondens måste du följa vissa standarder för att skriva en korrekt.
Skriv ditt namn eller företagets namn, adress, telefonnummer och annan kontaktinformation längst upp i dokumentet och placera den på sidans högra sida. Alternativt kan du skriva brevet på företags brevpapper istället.
Hoppa över en rad och lista datumet under din information på höger sida av sidan.
Skriv mottagarens namn, adress och, i förekommande fall, kontonummer eller annan identifierande information till vänster på sidan, två rader nedåt från datumet.
Adress brevet specifikt till den person som kommer att få det. Om du inte känner till individens namn, är det tillräckligt att skriva "Kära herr eller fru".
Ange din anledning till att skriva brevet i första meningen. Ange om du skickar ett CV, företagsförslag, rapport eller information om en produkt eller tjänst.
Ge bakgrundsinformation om det dokument du skickar i andra stycket. Det kan innehålla datum då läsaren måste agera på information som finns i dokumentet eller, om dokumentet har flera sidor, en kort förklaring av de medföljande sidorna. Du kan också påminna läsaren om några samtal eller korrespondenser du hade med honom i fråga om dokumentet.
Tack läsaren för sin tid i sista stycket och be henne att kontakta dig om hon har några frågor.
Skriv ditt namn, titel och kontaktinformation, till exempel din e-postadress eller telefonnummer, längst ner på sidan. Skriv din signatur ovanför ditt namn.
