Korrekt kontorsmaskiner och utrustning hjälper företag att springa som väloljade maskiner. Även om varje verksamhet kan ha specifik utrustning som bestäms av industrin finns det universell teknik för alla kontorsytor. Varje objekt arbetar tillsammans för att säkerställa att uppgifter kan utföras internt, vilket kan spara tid och pengar.
datorer
En dator kan anses vara den viktigaste kontorsutrustning. Internet har gjort det möjligt att ansluta människor runt om i världen, vilket innebär att ett välutrustat datorsystem är nödvändigt för att driva ett företag. Företag kan välja antingen PC eller Mac-system, baserat på preferenser. Det viktiga är att ett system är valt för hela kontoret, vilket möjliggör kontorsnätverk. Bärbara datorer är dyrare än skrivbord, och används ofta för att arbeta hemifrån.
Kopiermaskiner och skrivare
Oavsett om ett kontor behöver en fullstor copier eller bara en tre-i-ett-skrivare bestäms av företagets storlek. De flesta stora företag har en kraftig utskrifts- och kopieringsbelastning och behöver hållbarheten hos en fullstor copierare som kan skriva ut på distans och göra stora kopior. Högkvalitativa kopiatorer kan vara en nödvändighet, men det beror på verksamheten. Småföretag kan spara pengar och köpa en liten skrivare med kopierings- och avsökningsfunktioner, om det är bestämt att stora utskrifter inte kommer att bli en daglig förekomst.
Faxmaskiner
Faxmaskinens roll har minskat på kontoret med introduktion av e-post och skannrar, men standardfaxmaskiner är fortfarande en kontors stapel. Faxmaskiner gör det möjligt att skicka dokument, snarare än att vänta på post. Standardfunktionerna hos en kontorsfaxmaskin kan variera per företag. Starta företag och de som skickar över 15 fax per dag behöver ofta högkapacitetsminne och sändningshastighet.
Telefonsystem
Kontor har telefoner som ofta har flera linjer och nummerpresentation. Ett högtalartelefonalternativ möjliggör konferenssamtal. Medan inte varje kontor har en sekreterare, svarar system för att kunder aldrig hör en upptagen signal. Det här är meddelanden som spelas när samtal kommer in på kontoret och ger uppringare alternativ om hur man ringer sitt samtal.
