SOPs, mer formellt kända som standard operativa procedurer, är dokumenterade metoder som är utformade för att säkerställa konsistens i affärspraxis och operationer. Många människor tänker på SOP som bara gäller i praktiska laboratorier och tillverkningskontext. Enligt Miljöstyrelsen är ett av de viktigaste målen för SOP: er att ange hur utrustning underhålls, anpassas och används. SOP kan dock också täcka mer analytiska processer, vilket innebär att de kan tillämpas i en mängd olika affärssammanhang.
Hälsa och säkerhet
Standard operativa procedurer upprätthåller hälsan och säkerheten för alla arbetstagare. Speciellt i tillverkningsinställningar där tung utrustning är inblandad, kan SOPs hjälpa till att säkerställa att anställda använder utrustning för att förebygga skador. SOP kan mandatera regelbundna rengörings- och underhållsplaner. Dessa aktiviteter är viktiga för säker drift av maskiner, men glöms lätt när anställda byter skift och inga skriftliga register finns. SOP visar också hur man kör utrustningen säkert under regelbunden användning. Ett dokument från Iowa State University föreslår att man använder diagram tillsammans med ord för att göra instruktioner kristallklara.
Konsistens av resultat
I laboratorieinstitut föreslår Miljöförvaltningsorganet att följande regler som fastställs av tillsynsorgan inte alltid är tillräckliga. Arbetstagare gör ibland små förändringar i standardproceduren baserat på de mer specifika kraven i ett visst experiment. När dessa ändringar inte dokumenteras kan experimentella resultat skilja sig mellan tekniker som använder lite olika metoder. Att skriva standard operativa procedurer som är specifika för ditt företags verksamhet garanterar att alla arbetar på samma sätt, vilket begränsar kostnaden för ytterligare försök för att förklara inkonsekventa resultat.
Regelbunden och juridisk överensstämmelse
Att skriva ett standardoperationsförfarande med en tillsynsorganets krav i åtanke säkerställer att praxis i din organisation ligger i linje med industrins förväntningar. Dokumenterade förfaranden bidrar också till att effektivisera interna och externa revisioner. Till exempel, om ditt företag upprätthåller ISO-certifiering, kan du hjälpa till med externa revisorer genom att tillhandahålla skriftliga kopior av dina ISO-kompatibla förfaranden. De kan då ge dig råd om var exakt i arbetet faller arbetstagare. SOP skyddar dig också från rättegångar - till exempel om en anställd är skadad på jobbet efter att ha misslyckats med att följa dokumenterade bästa praxis. SOP i kontorsinställningar kan också säkerställa laglig efterlevnad. Till exempel kan en SOP för att förhandla affärsaffärer utomlands stoppa chefer från att gå in i olagligt bestickningsområde.
Ökad effektivitet och produktivitet
Människor behöver konsistens för att vara deras mest produktiva. När det inte finns något tvivel om vilket format ett dokument ska ta, huruvida utrustning ska rengöras och varorna ska lagras, kan folk helt enkelt göra sina jobb utan att stoppa för att ställa frågor. Att standardisera allt är omöjligt och kontraproduktivt, eftersom anställda behöver lite flexibilitet för att lösa problem. Att skriva SOP för regelbundna rote-förfaranden kan dock öka effektiviteten på jobbet. Till exempel kan en SOP för filnamn minska tiden som krävs för att hitta dokument och främja lagarbete på olika avdelningar.
