Ett standardoperationsförfarande är ett skriftligt dokument som specificerar specifika åtgärder att vidta för att slutföra en upprepad uppgift eller process. SOP: er följer ingen uppsättning eller mall, eftersom de varierar beroende på organisation och användning. Exempelvis skulle en SOP för produktionsoperationer i en tillverkningsanläggning variera kraftigt från en som är etablerad för utbildningssäljare i en detaljhandel.
mål
Företagen kan utföra SOP för att minska avfall och öka vinsten. En ideell kan använda en SOP för att bättre tjäna samhället. Vissa företag använder SOP för att säkerställa att regeringens regler följs eller för att förbättra säkerheten på arbetsplatsen. Även om anledningarna att söka förbättringar kan variera något, oberoende av miljön i vilken en SOP används, Huvudsyftet är att förbättra effektiviteten i viss kapacitet.
David Grusenmeyer, senioransvarig associerad vid Cornell University, kallar varianter i ett operativsystem "fienden" av kvalitet och effektivitet. Således kan ett standardoperationsförfarande användas för att effektivisera operationer genom att upprätta en oförändrad uppsättning steg för att uppnå ett specifikt mål.
Varför använda SOP?
Organisationer från amerikanska militären till ideella organisationer till stora företag använder SOP till:
- Förbättra effektiviteten.
- Öka kvaliteten.
- Säkerställa säkerheten.
Särskilda SOP kan skrivas för produktionslinjer, rengöring av arbetsplatser, personalutbildning, löneprocess och utvärderingar av anställdas prestationer, bland andra uppgifter.
Förberedande arbete för att skapa SOP
För att skapa en anpassad SOP, föreslår Grusenmeyer flera steg:
- Leta efter områden i ditt företag där standard operativa förfaranden skulle vara fördelaktiga.
- Ur dina fynd pekar du på ett eller två områden där framgång är mest sannolikt och vinsten kommer att påverkas mest.
- För dina fokusområden, gå över de steg som behövs för att utföra varje operation och rangordna dem efter betydelse.
- Slutligen samla ett team av chefer och medarbetare med mest kunskap om processen och samordna med gruppen för att skapa SOP.
Skriva SOP
Namn SOP och beskriv vilka uppgifter som ingår. Beskriv beskrivningen i beskrivningen:
- Vem ska göra jobbet.
- Vilka material och utrustning krävs.
- Vad slutresultatet ska vara.
Ge specifika steg för steg detaljer om hur man utför uppgiften, till den punkt där en oövervakad anställd skulle kunna utföra uppgiften på ett adekvat sätt genom att följa guiden. Utbilda alla anställda som i viss utsträckning arbetar med uppgiften om SOP: s uppgifter och övervakar och utvärderar SOP konsekvent.
tips
-
Om din organisation eller företag skulle göra en operation eller ett förfarande en gång, som för ett speciellt projekt, skulle en SOP vara irrelevant. Men när upprepade förfaranden ingår i att göra affärer är det en bra affärsförvaltning att skapa en SOP.
