"Jag vill ha den rapporten på mitt skrivbord första sak måndag morgon!" Irate chefen skriker till hans skakade underordnade i filmer, tv-program, böcker och förmodligen mer än några äkta affärsmiljöer. Snarare än att skrämmas av tanken på att sammanställa en rapport, välkomna den som en möjlighet att visa upp ditt arbete. Företagsrapporter är viktiga dokument eftersom de förklarar ofta komplexa punkter, problem eller forskning tydligt och koncist. Rapporter ger uppmärksamhet eftersom de är officiella. Och sedan du skriver rapporten, får du bestämma vad du ska sätta i den.
Vad är en företagsrapport?
Ett konkret dokument. Businessdictionary.com definierar a Rapportera som "ett dokument som innehåller information som organiseras i en berättande, grafisk eller tabellform, upprättad på ad hoc, periodisk, återkommande, regelbunden eller i enlighet med vad som krävs."
Det faktum att en företagsrapport är ett dokument betonar bara dess betydelse. Medan du kan vara på mötesagendan för att ge en rapport om tillgångar som förvärvats under kvartalet, under och efter din presentation, kommer du att ha verksamhetsrapporten att hänvisa till, och du kan också distribuera en kopia till dem som deltar. Kom ihåg de fruktade bokrapporterna du behövde göra i skolan? Att läsa boken var det första steget, då var du tvungen att skriva en sammanfattning av vad du läste. Ibland måste du presentera din rapport för hela klassen. Men för att hjälpa dig, hade du den konkreta rapporten i din hand att hänvisa till. Det är så viktigt att en rapport är.
En ögonblicksbild i tid. En företagsrapport är en sammanställning av fakta och statistik om en viss aspekt av ett företag. Det är vanligtvis en ögonblicksbild i tid, rapportering under en viss period. En årsrapport omfattar till exempel viktiga finansiella data och händelser som ger en ekonomisk ögonblicksbild för det året medan en kvartalsrapport täcker ett visst kvartal i år.
De flesta rapporter, oavsett typ eller syfte, täcker en viss period. Finansiella rapporter omfattar en viss period. Ett företags finanser varierar från år till år och från månad till månad. Även en rapport om tillgängliga produkter är bara korrekt för ett visst tidsintervall, eftersom nya produkter introduceras och äldre avbryts.
Formell eller informell. Beroende på sitt syfte och vem som ser det, kan rapporten vara formell eller informell. Formella rapporter är de som ses och granskas av chefer, ledande befattningshavare, kunder, potentiella kunder eller investerare eller till och med allmänheten. Liksom alla rapporter borde de vara välskrivna och presenterade utan skrivfel eller stavfel, lätt att förstå och korrekta till öre.
Informella rapporter är inte mindre viktiga. Till anställda som måste slutföra sina kostnadsrapporter för att få ersättning, är de av största vikt. Vanligtvis informella innehåller dessa rapporter beskrivningar, datum och dollarbelopp som ingick i ett företagsformulär. Om anställda inte slutför rapporten noggrant och i tid, får de inte ersättas för flygbiljetter, taxibilar och klientmål som de betalat för under sin senaste affärsresa.
Rapporter med andra namn. Många, om inte mest, företagsrapporter kallas inte ens rapporter. De kan vara uttalanden, såsom en vinst och förlust eller resultaträkning eller andra finansiella rapporter som balansräkningar. Eller de kan vara budgetöversikter eller försäljningsprognoser.
Anledningar att använda företagsrapporter
Att förbereda en utmärkt rapport hjälper det att förstå vad rapporten ska användas till.
Sammanfatta. Rapporter hjälper till att förklara en komplicerad idé, process eller företagets finansiella status på ett tydligt och förståeligt sätt. Månader av ackumulerade data, eller år av forskning, kan summeras i en kort rapport. Naturligtvis kan det inte ha alla detaljer som upptäcktes i forskningen, men rapporten kommer att ge de som läser rapporten en kort sammanfattning av forskningen eller data.
Förenkla. De personer som kommer att granska din rapport kanske inte har tid, önskan eller skicklighet för att utvärdera all data och forskning som ligger bakom den. Under alla omständigheter har de egna jobb att göra. Din rapport ger dem vad de behöver veta.
Klargöra. Om 10 personer skulle läsa och granska alla de data och forskningsresultat du samlat, skulle de komma till en rad olika slutsatser. Din rapport säkerställer att de alla fungerar från samma utsiktspunkt eftersom du ger dem samma data.
Övertyga, övertala. Säg att ditt företag vill övertyga investerare att lägga upp kapital för att finansiera en ny idé. Din rapport kommer att ingå i affärsplanen som kommer att delas med investerarna. Övriga intresseföretag kommer att sammanställa bolagets resultaträkning och andra finansiella statusrapporter, men din rapport kommer att vara ett försäljningsprojekt där företaget anser att de outnyttjade marknaderna är och den försäljning de kan ge. Bokslutet är viktigt, men din rapport är den som kan övertyga investerare om att stänga ombord eller inte.
Bevisa en punkt. Företagsrapporter används ofta när hårda beslut måste fattas, till exempel om man ska minska, vilket kan innebära uppsägningar. Ingen vill gå i den riktningen, men när rapporten ligger framför dem, vilket visar en stadig minskning av vinsten jämfört med kostnader som löner, är det klart vad som behöver göras. Eller på den positiva sidan kan rapporterna visa om företaget är i stånd att expandera till spännande nya riktningar.
Lösa ett problem. Du har varit i möten där diskussioner om ett problem går runt och runt utan att komma fram till en lönsam lösning. Men om du delar dina rapporter på den stora projektionsskärmen tittar alla på samma problem samtidigt. Visa ett konkret dokument, med tabeller och diagram som visar var situationen verkligen står, gör att alla kan analysera samma material tillsammans och komma fram till en lösning tillsammans.
Typer av företagsrapporter
Det finns ett oändligt antal affärsrapporter som kan skrivas, särskilt eftersom du också kan skriva din egen anpassade rapport och titla den som du önskar. Vanligtvis faller företagsrapporterna i fyra kategorier: förklarande, analytisk, framsteg och juridisk. Naturligtvis kan och överlappar de varandra. En framstegsrapport kan till exempel också vara förklarande. Men dess främsta syfte är att ge en uppdatering om en situation.
Förklarande rapporter. Vissa företagsrapporter skrivs för att förklara en situation eller ett ämne så att alla kan förstå det. Du kan skriva en förklarande rapport för att förklara forskning som du har genomfört, till exempel. Om du bara presenterar en tabell som visar resultaten av din forskning, kommer du naturligtvis att översvämmas med frågor om orsaken till forskningen, din metod, provstorlekar och mer. Så, i stället för bara en tabell med resultat, bör du börja med att kortfattat ange orsaken till att du genomförde undersökningen och hur du gick till det, till exempel genom att använda telefon eller postade undersökningar, spåra data över en tidsperiod eller vad din metodik var. Därefter förklarar du resultaten av din forskning med hjälp av ett bord, diagram eller annan metod som gör resultaten tydliga. Då sammanfattar du resultaten i några meningar.
Analytiska rapporter . Denna typ av rapport ger analys, kanske genom att jämföra två situationer eller möjligheter. I stället för att bara förklara, gör en analysrapport åtminstone en del av analysen av resultaten för läsaren. Du kan använda visuella bilder i din analytiska rapport för att visa dina poäng, som diagram eller datatabeller.
Lägesrapporter. Liksom skolrapportkort visar framstegsrapporter hur det går just nu. De bygger inte på berg av forskning eller analys; de är en uppdatering för personer som behöver en. Årsrapporter, bokslut som resultaträkningar och andra rapporter som är snapshots av en tidpunkt är framstegsrapporter.
Juridiska rapporter. Varje rapport som företaget enligt lag krävs för att sammanställa och posta, lämna in eller skicka till en annan enhet är en typ av juridisk rapport. Juridiska rapporter görs också ibland för att skydda företaget från potentiella processer eller andra juridiska problem. Om en rapport sammanställs för skattemässiga ändamål eller krävs av Securities and Exchange Commission, en domstol eller annan officiell enhet, hör den till den juridiska kategorin.
Exempel på att skriva gemensamma rapporter
Enligt Purdue Universitys Online Writing Lab (OWL) har de flesta företagsrapporter inte ett universellt format. Kontrollera om ditt företag har ett föredraget format för rapporten du skriver. Om inte, kan du komponera det på något sätt som du tycker är lämplig. OWL har dock förslag som kan hjälpa dig att se till att du täcker alla baser och skriver den bästa rapporten du kan.
- Håll det kortfattat.
- Känn din publik och skriv till dem.
- Använd rubriker och markera viktiga punkter.
- Sätt dina viktigaste fynd, argument eller poäng först.
- Bestäm om du ska inkludera dina slutsatser eller lämna det till läsarna.
Innehållet i din rapport kommer att variera beroende på dess syfte och publik. För en intern rapport vet publiken redan om företaget, så du behöver inte fylla i dem på dessa detaljer. En offentlig rapport, men eller en med flera publikgrupper, skulle dra nytta av viss bakgrundsinformation om företaget.
Titel / titel sida. Varje rapport behöver en tydlig titel som förklarar vad den kommer att avslöja. Detta är inte platsen att vara smart; öppenhet är nyckeln. För en kort eller informell rapport, kommer en enkel titel överst på sidan, följt av datum, om det är tillämpligt, att göra. Till exempel:
Sammanfattning av intäkter och kostnader, första kvartalet 2018
Formella rapporter behöver en rubrik som innehåller titel, datum och författare, till exempel:
Sammanfattning av intäkter och kostnader
Första kvartalet 2018
Förberedd av
(ditt namn)
Om rapporten är förberedd för en viss person eller grupp, lägg till det efter ditt namn, till exempel:
För
XYZ Company, Inc.
Introduktion. Börja med en kort historia eller relevant bakgrundsinformation om företaget, om du tror att det behövs. Förklara sedan kort varför denna rapport var utarbetad. Om rapporten presenterar forskningsresultat, förklara kortfattat forskningsmetodiken. För en kort rapport bör detta vara några meningar. En formell rapport kan innehålla en hel sida. Vissa formella rapporter börjar med en sammanfattning som ger en översikt eller sammanfattning av rapporten, så att om det här är allt någon läser, kommer de fortfarande att förstå rapporten.
Innehållsförteckning. I en lång rapport, lista sektioner och bilder med sidnummer.
Rapportens huvuddel. Här anger du dina uppgifter, den viktigaste eller viktigaste informationen i din rapport. Inkludera bilder som diagram, diagram, tabeller eller diagram i stället för text ensam. Visuella visar människor vad du vill att de ska veta och de är interaktiva, vilket håller dina läsares uppmärksamhet. Tabeller, diagram och andra visuella substantiva dokument är "bevis" för vad du rapporterar. Börja alltid med de viktigaste uppgifterna först.
Resultat. Det här avsnittet är valfritt och beror på dina läsare.Vill du berätta för dem hur man tolkar resultaten, eller låter rapporten tala för sig själv? ****
Slutsatser. Formella rapporter behöver sluta sammanfatta resultatet, oavsett om de förväntades eller kom som en överraskning, och hur de kommer att påverka framtida beslut.
Undantag. Årliga och kvartalsrapporter är exempel som kan vara mer kreativa. Särskilt om verksamheten når ut till allmänheten, till exempel ett sjukhus årliga eller kvartalsrapport, kan uppdateringarna bäst berättas genom tvingande berättelser om liv räddade eller anställda som utför state-of-the-art tekniker. Företagen kan relatera sina framsteg på det här sättet genom att intervjua medarbetare som utför avancerad forskning eller uppfinna nya spännande produkter.
I slutet är hur du skriver din rapport upp till dig. Håll det kort, behåll publiken i ditt sinne och ta med information som tydligt överför ditt meddelande. Inget svett. Du får det på din chefs skrivbord på nolltid.
