Lita inte på telefonsamtal för att få de resultat du behöver. När du talar i telefon med kundservice, försäkringsbolag, företag eller någon annan om ett viktigt ämne måste du följa upp ett bekräftelsebrev för att skapa en skriftlig post för framtida bruk.
Föremål du behöver
-
ordbehandlare
-
papper
-
kuvert
-
stämpel
Ett bekräftelsebrev är ett sätt att göra en skriftlig rekord av ett telefonsamtal som kan användas vid ett senare tillfälle för att bevisa vad som diskuterades. Bekräftelsebrevet uppnår tre saker: 1) hjälper parterna att hålla reda på ansvar 2) berättar adressaten att samtalet inte kommer att glömmas bort, och 3) kan användas som bevis i domstolsförfaranden för att bevisa din version av händelserna.
Planera ditt brev före telefonsamtalet genom att göra en checklista över saker att diskutera. För varje diskussionsobjekt, bestämma vem som är ansvarig och när kommer objektet att åstadkommas. Om det finns några händelser, identifiera dem.
Efter din telefonsamtal, börja skriva ditt brev. Inkludera datum, adressat och ämnesnummer. Skriv brevet tydligt och kortfattat. Brevet ska vara faktiskt och korrekt. Lämna upp kommentarer, spekulationer och känslor. Använd vanligtvis inte utropstecken. Försök inte att skrämma eller mobba. Kom ihåg att brevet kan sluta läsas till en domare eller jury, och du vill inte stöta på så motbjudande eller orimligt.
Börja brevet med "Detta brev är att bekräfta vårt telefonsamtal den datum angående ___. "Beskriv sedan vad som diskuterades genom att ange vem som sa vad. Se till att du inkluderar all viktig information, inklusive vem som är ansvarig för åtgärdsposten, när den ska fyllas i och eventuella händelser. Sluta brevet med" Vänligen informera mig skriftligen så snart som möjligt om något ovan beskrivet är felaktigt. "Skriv sedan brevet.
Se till att du gör och behåll en kopia av det undertecknade brevet och sedan maila det. Om ämnet i brevet är kritiskt och du har anledning att tro att mottagaren kan neka att ta emot brevet skickar du brevet via certifierat brev. Om du har adressatens e-postadress, är e-post okej.
