Terminalciffrering är ett arkiveringssystem som fungerar genom att använda de två sista siffrorna på filer för att organisera dem. Därefter följer numren i omvänd ordning för att hitta den nödvändiga filen. Som ett resultat är detta numeriska system för arkivering effektivt för många stora företag. Terminal siffra arkivering har fyra huvudsakliga fördelar som skiljer det från andra arkiveringssystem.
Enkel hantering
En av de största fördelarna med terminalsiffrans arkivering är att det är relativt enkelt att hantera. Eftersom filer separeras numeriskt är det enkelt för personal att spåra en fil på kort tid. Allt en individ måste göra är att spåra siffror i omvänd ordning tills filen hittas.
Storskaliga företag
Om ett företag behöver lagra över 10 000 filer, är det ett idealiskt arkivsystem med ett terminalsiffrigt arkivsystem. Utformningen av detta arkivsystem är perfekt för att hantera tusentals filer och upprätthålla organisationen. Medan andra system, som alfabetisk eller färgkodad arkivering, endast kan hantera ett litet antal filer, kan den digitala arkivering hantera betydligt mer. Som ett resultat är denna form av arkivering ofta valet av stora sjukhus.
Förhindrar crowding
En extra fördel är att det också förhindrar trängsel runt arkiveringssystemet. Eftersom terminalsiffrigt arkiverar filer som distribueras i stor utsträckning genom att dela dem i 100 sektioner skapar det mer utrymme och hjälper till att hindra flera personer från att tränga runt ett koncentrerat område. I sin tur sparas tid och ett företags arbetsflöde kan löpa mer smidigt än vad det skulle med ett alternativt arkivsystem, som en alfabetisk.
Säkerhetsnummer
En annan fördel är att hålla reda på individer via Social Security nummer är idealisk för terminal siffra arkivering. Att arbeta bakåt från den slutliga enheten till sekundärenheten till den primära enheten gör det enkelt att hitta en persons fil. Detta gör slutgiltigt arkivering perfekt för myndigheter.
