Organisationer och företag av alla storlekar kan dra nytta av ett telefonsystem för att hålla reda på viktiga telefonsamtal och kontaktuppgifter. Till exempel är yrkesverksamma som advokater och revisorer beroende av telefonloggar för att hålla register över kunder och att registrera mängden fakturerbar tid som används för varje tjänst.
Grundläggande telefonloggmetoder
Använd telefonloggar för att hålla reda på inkommande och utgående telefonsamtal. Spela in data om kunder, t.ex. företags- och mobilnummer, e-post och webbplatsinformation. För traditionella telefonlistor, behåll data säker genom att placera den på ett säkert ställe utanför allmän räckvidd när den inte används. På ett elektroniskt system, behåll meddelandena säkra genom att begränsa exponeringen för data och installera ett lösenord. Om kontoret har en receptionist, integrera telefonens logg med henne så att samtal returneras i tid och effektivitet. Ge henne tillgång till användarnas inkorgar så att de enkelt kan kontrollera meddelanden.
Avancerade funktioner
Ordna fjärrkontroll och vidarebefordra åtkomst till telefonens logg från din mobiltelefon eller dator. Integrera textmeddelanden och e-post i telefonens loggsystem för större flexibilitet. Organisera telefonmeddelanden i personliga mappar för enkel åtkomst. Ställ in offentliga mappar om du vill dela data med resten av kontoret. Ställ in meddelanden så att du får meddelanden så fort de anländer. Placera icke-brådskande samtal i en mapp för bästa tidshantering. Upprätta ett system för att återvända alla telefonsamtal inom en rimlig tid och ställa in påminnelser så att inget viktigt samtal är glömt. För ett effektivt säkerhetskopieringssystem, se till att distributionsgrupper får meddelanden.
Traditionella telefonlistor
Använd ett traditionellt telefonloggsystem genom att skriva ner information på en kudde som är utformad för att hålla reda på uppringare och deras information. Vissa telefonloggkuddar har ett kol för att automatiskt göra en duplikatpost för lagring. Innan den elektroniska åldern höll chefer, kontorsarbetare och privatpersoner reda på telefonsamtal genom att skriva ner namn, nummer och annan information om enskilda pappers- eller kuddar avsedda för detta ändamål.
MyWorkTools
Överväg att använda MyWorkTools, som erbjuder ett Word-malldokument som en telefonlogg för inkommande och utgående samtal. Verktyget kan användas som ett tidshanterings- och produktivitetsmätningssystem som spårar datum och tid för varje telefonsamtal, uppringt nummer och längden på samtalet samt samtalets syfte. Verktyget kan spara tid eftersom det eliminerar behovet av att spendera i genomsnitt två timmar eller mer för att göra en liknande telefonlogg manuellt.
PhonePad Electronic System
Ladda ner gratisversionen av PhonePad-systemet, som använder ett Windows-program för att lagra all telefonsamtalinformation i en inkorg. Färgade ikoner och kodning ger snabbmeddelandestatusigenkänning och meddelanden är ordnade för att indikera om de är nya, läsna eller behöver följa upp. PhonePad ser ut som papperskorgslips för ett intuitivt användargränssnitt. Meddelandena stöds av textformatering i olika teckensnitt, färger, stilar och storlekar. Flera meddelanden kan öppnas samtidigt, och textmeddelanden stöds också. Den inbyggda adressboken lagrar tidigare samtalsdata.
PDA eller Cell Phone Logs
Använd en telefonlogg avsedd för din PDA eller mobiltelefon, till exempel PhoneLog 2.0, till PalmPilot-mobilenheten. PhoneLog spårar alla mottagna telefonmeddelanden och lämnar andra. Dessutom kan en lista enkelt skapas som snabbt kan nås för återkommande samtal. PhoneLog ger en fullständig lista över konversationer. Systemet är också anpassningsbart och kan enkelt integreras.
