Noteringar måste förmedla information på ett kortfattat och ändamålsenligt sätt. Den här nonsensstilen betyder att även om du svettar utsikterna att skriva ett, borde du hitta det enkla, förnuftiga formatet en välkommen lättnad från de andra, mer arbetsintensiva skrivprojekten du kanske har på ditt skrivbord.
Skriv en rubrik
Börja ditt memo genom att skriva en standardrubrik som innehåller "Till:", "Från:", "Datum:" och "Ämne" på separata rader. Ge en viss tanke till publiken, och insett att du kanske inte vill sprida ditt memo till hela företaget, men till bara några avdelningar istället. Den perfunktiska rubriken tillåter läsare att snabbt skanna den och få viktig information från början - från relevans till ämne.
Ange ditt syfte
Skriv en kort öppning som tydligt anger, i de enklaste termerna, ditt syfte att skriva. Injicera någon personlighet, om du vill, men håll den här tilläggsfattaren också. Om du till exempel gör ett tillkännagivande kan du skriva "Efter en särskilt lång och uttömmande sökning är jag positivt glad att kunna meddela att ABC Company har anställt XYZ Writers Group för att styra våra kommande marknadsföringsinsatser."
Utarbeta med precision
Tilldela ditt memohus - inte mer än två eller tre stycken - för att fördjupa dig i ditt öppningsdeklaration. Förutse frågor är viktigt; du vill inte ha ditt meddelande att generera fler frågor än det ger svar, men ett anteckning är inte forumet för en uttömmande 360-graders avslöjande, heller. Organisera viktigaste informationen - vilka anställda vill veta och vad de behöver veta - på hierarkiskt sätt. Slutligen, kom ihåg att ett anteckning sällan tjänar som "sista ordet" på ett ämne; Faktum är att det ibland sätter igång ett komplett utbud av aktiviteter. Så ägna sista stycket av ditt memohus till "nästa steg" eller "vad som händer nästa." Till exempel kan du i det här fallet vilja dela när du kommer att introducera författargruppen till dina anställda.
Stäng i stil
Stäng ditt memo på en optimistisk anteckning, inser att du skickar ett implicit meddelande för dina anställda att följa. Du kan till exempel säga "Jag vet att du ser fram emot, som jag gör, att börja med detta spännande kapitel i vårt företags historia. Jag tackar på förhand för din fortsatta entusiasm och engagemang."
Peka på bilagor
Inkludera en notering längst ner i ditt memo för relevanta bilagor, till exempel dokument som du vill ha anställda att läsa eller nya förfaranden du vill att de ska följa. Skriv bara ordet "Attached:" och kortfattat summera informationen. I det här exemplet kanske du vill inkludera ett kompendium av författargruppens tidigare marknadsföringsprojekt så att dina anställda kan bekanta sig med gruppens stil och prestationer. Var tydlig på var anställda kan hitta denna information. Om du till exempel skriver in en papperskopia av ditt meddelande på ett anslagstavla eller mailar det hela företaget, se till att anställda förstår hur du får åtkomst till bilagan.
tips
-
Läs ditt memo högt när du noggrant läser och redigerar det innan du sprider det.
