Att planera en händelse kräver mycket arbete. För varje enskild person eller företag vars tjänster du anlitar behöver du ett kontrakt för att skydda dig från att vara överladdad eller fast utan dessa tjänster på dagen för evenemanget. Använd vanligt, kortfattat språk när du skriver ett händelsekontrakt så det finns inget utrymme för fel tolkning från någon part.
Kompilera all information du behöver inkludera i kontraktet i ett dokument för din referens. Detta inkluderar namn och kontaktuppgifter för dig och företaget eller personen, inklusive adress, telefonnummer och e-postadress, datum för händelsen, den tid du kräver arbetarna dyker upp och den tid händelsen startar och förväntas slutet. Skriv en lista över relevant utrustning du ska tillhandahålla, och vad du förväntar dig att den anställda ska ta med. Om du till exempel anställer en DJ, klargör du om du kan leverera högtalare, men DJ är ansvarig för kablarna.
Skapa ett formulär med avsnitt för kontaktinformation, datum och tider som anges, samt förväntningarna på din lista. För ett redan formaterat kontrakt erbjuder Microsoft Office flera gratis mallar att välja mellan.
Skriv ett betalningsavtal genom att ange ditt namn som betalare, den kontraktsarbetande personens namn (eller företagsnamn) som mottagare, timelön eller total lön samt eventuella extra avgifter som antingen kan läggas till eller subtraheras (Ange specifikt varför detta kan hända, om tillämpligt.). Inkludera betalningsmetod (check, kontanter, PayPal) och när betalningen kommer att utfärdas. Om betalning kommer att utfärdas på dagen för evenemanget, ange om det kommer att vara före eller efter att tjänsterna är färdiga.
Skriv ett avsnitt specifikt för återbetalningar och avbokningar, och uttryckligen ange vad dina skäl är för att inte utfärda betalning. Inkludera ett tidsfönster för att tillåta avbokningar. Till exempel: "Företaget kan avbryta upp till 48 timmar före evenemanget, eller de kommer att bedömas en avgift." Ange vad avgifterna kommer att vara, liksom.
Skriv en sektion för alla andra förhandlingsbara objekt som är specifika för din händelse och hur de kan lösas. Om evenemanget är utomhus, ta en plan med "regnig dag" eller ange huruvida du kommer att avbryta händelsen, hur du meddelar den anställde och vilken kompensation han eventuellt kan få.
Skapa en sektion med både ditt namn och de anställdas fullständiga namn, skrivna, med en linje och datum. Kopiera det signerade händelsekontraktet för arbetstagaren och behåll en extra kopia för dina poster.
