När du hör en revisor pratar om debiteringar och krediter, brukar de inte prata om ett betalkort eller kreditkort från sin lokala bank. Debiter och krediter, i redovisningssyfte, betyder något lite annorlunda. De tjänar som ett medel för att registrera bokföringstransaktioner, och dessa poster utgör grunden till något som kallas dubbel bokföring.
Dubbelbokföring användes första gången på 1400-talet och en italiensk matematiker som heter Luca Pacioli skrev och publicerade en bok om ämnet 1494. Boken illustrerades av hans vän Leonardo Da Vinci och beskrev bokföringssystemet genom att täcka ämnen som bokföring tidskrifter, resultaträkning, balansräkning, dubbelregistrering och många andra begrepp som låg till grund för de redovisningssystem som fortfarande används till idag.
Trots att många på fältet anser Pacioli som "fader till bokföring", hade någon form av hans dubbla ingångssystem varit i bruk i många år innan Pacioli bok publicerades, men ingen vet hur eller när bokföringssystemet först kom.
Vad är en debitering och kredit?
Systemet för redovisning av affärstransaktioner, även kallat bokföring, arbetar utgående från att varje ny transaktion som ett företag gör orsakar två olika förändringar i bolagets finansiella situation. Revisorer använder debiteringar och krediter för att registrera transaktioner till två eller flera bokföringskonton, med hjälp av en viss uppsättning debet- och kreditregler.
Utanför bokföringsvärlden har ordet kredit vanligtvis en positiv konnotation, till exempel extra kreditarbete eller kredit för att försöka hårt. För revisorer är dock den enda satsen för debet och kredit representera de vänstra och högra sidorna av ett T-konto som används på följande sätt.
När du skapar och skriver in en bokföringstransaktion kan du använda debet och krediter för att bestämma hur dollar som kommer in eller ut från företaget påverkar de inblandade kontona. Du kan lägga in dem i ett mjukvarubaserat bokföringssystem, och mata in data till en bokföringstidning, känd som en journalpost. Bokföringssystemet skulle inrättas för att skicka dessa journalposter till företagets huvudbokföring, kallad generaldirektör.
Du kommer sannolikt att se debet och kredit förkortas som dr och cr. Ingen ensam förklaring verkar existera för dessa förkortningar, men vissa spekulerar att de står för betalkort och kreditrekord. Andra ser tillbaka till den historiska redovisningen och säger att de står för de latinska orden debere ad credere.
En kredit anger en transaktionspost som är gjord på höger sida av en kontots post med två kolumner, medan en debit betecknar en transaktionspost som gjorts på vänster sida. Dessa kontouppgifter, som kallas "T-konton", har fått sitt namn eftersom en revisor drar T-former på papper och placerar kontonamnen som används överst, till exempel "kontanter" på en T och "kontorsmaterial" å andra sidan.
Vänster sida av varje T-konto används alltid för debetinställningar, och högra sidan av T används alltid för kreditposter. T-konton används ofta som ett grundläggande träningsverktyg för att hjälpa eleverna att förstå hur dubbelbokföring fungerar. T-kontona kan du skriva ut på papper hur varje sida av en transaktion spelas in i de olika kontona i huvudboken. Denna metod fungerar inte för enkel bokföring.
Dessa T-konton är ett grafiskt sätt att representera ett konto i huvudboken, vilket är huvudlager för alla företagets bokföringstransaktioner. Många revisorer skriver ut bokföringsposter på papper med hjälp av T-konto-diagram, som ett sätt att dubbelkontrollera en transaktion och se till att debeten och krediterna är noll och håll balansräkningen jämn.
En komplex bokföringstransaktion kan kräva inmatningar registrerade till ett antal olika konton, vilket kräver att flera handskrivna T-konton används för att skriva upp och kontrollera transaktionen.Återigen fungerar detta som ett effektivt sätt att verifiera att alla transaktionens debiteringar och krediter balanserar sig till noll och att transaktionen inte innehåller några fel innan du matar in uppgifterna i ett bokföringssystems huvudbok.
För regelbundet daglig redovisning skulle en revisor skapa journalposter direkt i bokföringsprogram, istället för att använda T-konton.
Vad är en kreditbalans?
Ett kreditbalans avser dollarns balans i ett visst konto, men det är inte så enkelt. När ett företag sätter upp sin huvudbok skapar det ett diagram över konton. Detta är en lista över varje konto som företaget använder för att registrera finansiella transaktioner, och uppgifterna i dessa konton slutar slutligen i bolagets finansiella rapporter.
Varje konto har en "normal" balans Med andra ord innehas det vanligtvis antingen en debet- eller kreditbalans. Till exempel har försäljningskontot ett positivt saldo, vilket skulle vara ett kreditbalans. För att öka detta konto skulle du göra en kreditinmatning. Om ditt försäljningskonto hade ett debet eller negativt saldo, skulle det vara en viktig röd flagga att undersöka. Vissa konton beter sig motsatta, och ett kreditbalans skulle vara negativt, till exempel en kreditinträde till kontokontot minskar kontotsaldo.
Alla konton, vare sig debet eller kreditbaserade, följer en princip som kallas bokföringsekvationen:
Redovisningsekvation: Tillgångar = Skulder + eget kapital
Denna grundläggande ekvation ligger till grund för hela dubbelregistreringssystemet, och när en post påverkar ett tillgångskonto måste det också påverka en skuld eller eget kapital konto för att hålla ekvationen i balans. Debit- och kredit-dubbelregistreringssystemet är den mekanism som hjälper till att hålla ekvationen i balans.
Konton med ett normalt kreditbalans ökar när en kreditinmatning har gjorts. Intäkter som kommer in i företaget eller vinster, såsom en vinst vid försäljning av tillgångar som begagnad utrustning som säljs av företaget, är resultaträkningskonto och de registreras som en ökning med hjälp av en kreditinmatning. I balansräkningen skulle en kreditinträde öka ansvars- och eget kapitalkonton.
Vad är en betalningsbalans?
Konton med ett normalt debiteringsbalans inkluderar tillgångar i balansräkningen och kostnadskonton i resultaträkningen. Det betyder att en debiteringstangent ökar balansen för dessa konton. Kostnadskonton inkluderar löneutgifter, räntekostnader, försörjningsutgifter och andra kontorsrelaterade kostnader.
Det är inte alltid lätt att hålla debiteringar och krediter rakt, men du kan tänka dig att debitera ett kostnadskonto varje gång du ådra dig en kostnad.
Är en betalningsbalans positiv eller negativ?
Det snabba svaret är det beror på. Den normala saldot för ett tillgångskonto är ett debetbalans och en positiv summa. Kontantkontot i balansräkningen har till exempel en normal, positiv debetbalans om ett företag har kontanter i banken.
Å andra sidan, när du betraktar kostnadsredovisning i resultaträkningen, har dessa konton också ett vanligt debitsaldo, men istället representerar det ett negativt antal eller pengar som betalas ut av företaget.
Vad betyder det för att betala ett belopp?
När du krediterar ett belopp gör du en post till ett konto i form av en kredit, i motsats till en debitering. Om du krediterar ett skuldkonto ökar du saldot. Om du till exempel betalar $ 100 till leverantörsskulder eftersom du har utökat kredit till en kund, har du ökat saldot på ditt kontokonto. I resultaträkningen, om du har krediterat ditt försäljningsintäkter konto, har du också ökat det eftersom försäljningskontot har ett normalt kreditbalans och kreditposter ökar det.
Om du gör en kreditinmatning till ett konto med ett normalt debitsaldo, vilket inkluderar tillgångskonton på balansräkningen och kostnadskonton i resultaträkningen, innebär det att du sänker kontosaldo. Till exempel, säg att du betalade $ 50 kontant för att köpa varor. Du skulle minska kontokontot genom att göra en kreditpost eftersom kontanter är ett vanligt bankkonto.
Vad är kontrakonton?
Kontra konton är huvudbokföring konton som fungerar motsatsen till de vanliga debit- och kreditkonton. Till exempel har ett kontrakonto ett normalt kreditbalans, där ett vanligt tillgångskonto har en normal debitbalans. Kontra konton arbetar för att kompensera vanliga konton, och de tillåter det ursprungliga saldot att ligga i bokföring medan de också rapporterar om avräkningsbeloppen.
Till exempel har kundfordringskontot ett kontokonto som kallas "ersättning för osäkra konton". Saldot på kundfordringar utgörs av kundräkningar som har utfärdats men ännu inte betalats. Ersättningen för osäkra konton utgör ett belopp för vilket företaget anser att det aldrig kommer att se betalning. Detta belopp är ofta en liten andel av det totala kundfordringsbalansen.
Säg att kundfordringskonto har ett normalt debiteringsbalans på $ 30,000. Ersättningen för tveksamma konton har ett normalt kreditbalans på 2 000 USD. Dessa två konton kompenserar varandra och lämnar med dig ett netto på 28 000 dollar i kundfordringar. Med hjälp av dessa två konton kan du fortfarande rapportera de ursprungliga kundfordringarna och kunna visa att den kompenseras av $ 2000 som du vet att du förmodligen aldrig kommer att få, vilket ger dig det belopp som blir till kontanter.
Andra kontra konton finns, och de har alltid en partner. Till exempel är ackumulerade avskrivningar ett kontobaskonto, och det är knutet till anläggningstillgångskontot för anläggningstillgångar. Försäljningskontot har ett kontotinkomstkonto som kallas avkastning och ersättningar.
Använda försöksbalansen
Revisorer sammanställer en rapport som heter ett försöksaldo när man använder ett dubbelregistreringssystem för att kontrollera att alla poster har gjorts korrekt. Försöksbalansen listar varje konto i företagets huvudbok och varje konto saldo. När du använder dubbel bokföring måste du göra en debetinmatning för att kompensera varje kreditpost och vice versa. Om du mottar kontanter för försäljning av varor, kommer du att öka försäljningskontot med en kreditinmatning, och du skulle också öka ditt kassakonto med hjälp av en kreditinmatning. Alla debiteringar och krediter måste direkt kompensera varandra.
När du tittar på en försöksbalansrapport, bör alla poster kompensera varandra så att rapporten har en balans på noll. Om försöksbalansen har någon annan summa har en felaktig eller ofullständig post gjorts och måste åtgärdas.
Vissa fel kan inte upptäckas genom att titta på en provningsbalans, till exempel om debiteringar och krediter kompenserar varandra men har gjorts till felkonton. Om du försummar att ingå en transaktion alls, kommer du inte att fånga detta fel genom att titta på en provningsbalans. Dessutom, om olika debiterings- och kreditfel har gjorts och de bara händer att kompensera varandra numeriskt, kommer de inte att detekteras i en försöksbalans.
