Budgetar representerar ledningens förväntningar på finansiella intäkter och kostnader under en redovisningsperiod. Regelbundet kommer ledningen att jämföra budgeterade prognoser med faktiska resultat och analysera skillnaderna. Detta kallas budgetvarianalys. Genom att analysera budgetavvikelser kan ledningen utvärdera företagets resultat och ställa framtida förväntningar.
Typer av budgetavvikelser
Avvikelser märks typiskt som antingen prisavvikelser eller kvantitetsvariationer. Prisavvikelser uppstår eftersom köpeskillingen eller försäljningspriset på en vara inte var vad ledningen förväntade sig. De försäljningsprisavvikelse beräknas genom att hitta skillnaden i det faktiska och förväntade försäljningspriset och multiplicera det med antalet sålda enheter. Om ett företag exempelvis sålde 100 widgets för 90 kr i stället för 80 kr var variansen $ 1 000 - prisskillnaden på $ 10 multiplicerat med 100 widgets.
Mängden avvikelser uppstår när en annan mängd material, arbetskostnader eller overheadutgifter behövs för att tillverka en vara. Till exempel, Arbetseffektivitetsvariation är skillnaden mellan budgeterade timmar som behövs för tillverkning och aktuella timmar som behövs multiplicerat med arbetskraften. Om ett projekt tog 50 arbetstimmar i stället för 40 och arbetarna kostade företaget $ 60 en timme, är variansen $ 600 - 10 extra timmar multiplicerat med $ 60 per timme i kostnader.
Analysera budgetavvikelser
Efter att ha granskat avvikelser i varje del av budgeten utvärderar cheferna hur stor variationen är. Ett företag kan ha en policy att undersöka avvikelser som är 10 procent mer eller mindre än den budgeterade siffran, till exempel. Inc.com påpekar att, genom att bara undersöka betydande avvikelser, kan cheferna få större inverkan och inte få fart i minutiae.
När man undersöker avvikelser, kommer cheferna att prata med handledare och anställda i den överordnade avdelningen för att försöka bestämma grundorsaken. Till exempel kan en arbetsvariant uppstå om produktspecifikationerna ändras och kräver mer arbetstid.
När en chef upptäcker orsaken till variansen kommer han att försöka bestämma variansen som hände på grund av tillfälliga problem eller om det speglar en mer permanent förändring av priset och kostnaden för produkten. Om det är en permanent förändring som speglar förändrade förhållanden kommer chefen att införliva informationen i budgetplanering för nästa räkenskapsperiod. Inc.com noterar att det är bättre att Ändra budgetar ofta baserat på ny information för att undvika budgetar som inte återspeglar nuvarande förhållanden.
