Kommittémöten spelar en viktig roll i driften av både ideella och ideella företag. Medan vissa kommittéer arbetar informellt, med medlemmar som möter efter behov för att utföra specifika uppgifter, är andra utskott mer formella. Vissa har juridiskt ansvar för sådana saker som finansiella revisioner, verkställande urval, aktieutbud, godkännanden för medlemskap och säkerhetsövervakning. Dessa kommittéer är mer benägna att anta en formell mötesstruktur med hjälp av sådana protokoll som Roberts Order of Order eller liknande regler.
Föremål du behöver
-
Dagordning
-
Minuter
Förbered och skicka en skriftlig dagordning minst en vecka före utskottsmötet. Alla i utskottet behöver tid att se över dagordningen och förbereda de ämnen som kommer att diskuteras under mötet.
Ring mötet för att beställa i tid. Detta görs vanligtvis av utskottsordföranden. Sekreteraren noterar alla som är närvarande vid mötet och tar minuter. Att ringa mötet för att beställa i tid uppmuntrar människor att dyka upp i tid och visa respekt för alla utskottets medlemmar och deras tid.
Distribuera kopior av dagordningen och eventuella rapporter som kommer att presenteras under mötet. Om utskottet möter löpande, distribuera kopior av föregående mötesminuter. Tillåt ledamöter att granska protokollet, föredragningslistan och andra rapporter. Fråga om det finns några kommentarer om protokollen från föregående möte och fråga sedan om det finns en rörelse och en sekund för att acceptera protokollet.
Följ ordningen för dagordningen för att täcka varje objekt under mötet. Tillåt att man gör förslag som är relevanta för det dagsordnade objektet som diskuteras. Erkänn varje medlem som vill tala om en rörelse. Tillåt en person att prata i taget och ge varje person en chans att bli hörd om det är möjligt. Ringa om omröstning om diskussionen har avslutats. I vissa fall kommer ledamöterna att föreslå ändringar och utskottsordföranden kommer att rösta om ändringarna före förslaget.
Avsluta mötet när agendan är avslutad eller när den planerade slutet av mötet kommer. Utskottets ordförande kan skjuta upp ett möte utan ett förslag, en andra eller en omröstning. Sekreteraren registrerar något ofullständigt företag så att det kan sättas på nästa mötes agenda.
tips
-
De flesta formella utskottsmöten kräver att medlemmarna ska vara närvarande för att mötet ska vara giltigt. Organisationens stadgar kommer att definiera hur ett kvorum uppnås. Det är vanligtvis minst hälften av medlemmarna.
