Om du skriver ett företagsbrev verkar det skrämmande, kan det vara till hjälp att alla affärsbrev ska följa en grundläggande mall. Mallen kan användas för nästan alla affärssituationer, och kan även användas i e-post.
Datum
Börja med ditt brev genom att skriva hela dagen på ditt brev ungefär två tum från toppen på pappers vänstra sida. I USA skrivs datum alltid som månad, datum och år: 23 april 2009.
Adresser och hälsning
Släpp ner en rad från datumet och sätt din gatuadress på en rad, din stad, stat och postnummer på nästa rad och din e-postadress på den tredje raden. Släpp ner ytterligare två rader och sätt mottagarens namn på första raden, hennes titel på nästa rad under det, hennes företagsnamn på den tredje raden, företagets gatuadress nedanför och företagets stad, stat och postnummer under det. Börja ditt brev med "Kära" och antingen Ms. eller Mr. och personens efternamn, om du inte vet att personen använder en annan hedersman, till exempel Dr. eller Rev., följt av ett kolon. Överst på ditt brev, under datumet, kommer att se ut så här:
123 Din Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Fru Clara Wills HR-direktör 456 Company Road Companycity, ST 67890
Kära fru Wills:
Kropp
För din bokstavs kropp, gör varje stycke kvar motiverad (även med vänster marginal) och lämna en linje mellan punkterna. Din skrivning i brevets kropp borde vara professionell och till den punkten: Ange tydligt bokstavets natur, dina skäl för att skicka den och vad du hoppas få som svar på brevet. Separera varje idé av brevet i en separat paragraf. Om du har mer än en förfrågan eller ett syfte för ditt brev, ange dem båda i din inledande paragraf och behandla dem så fullständigt men separat i efterföljande stycken. Undvik att använda akronymer eller förkortningar eftersom de kan orsaka förvirring: Ställ ut exakt vad du talar om. Använd ordentlig grammatik och stavning, och skriv alltid ditt brev innan du skickar det.
Stängning
Avsluta din företagsbrev med "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar." Släpp ner fyra mellanslag i ett skrivbrev och ange ditt fullständiga namn. Logga in mellanslag mellan stängning och ditt namn. I ett e-postmeddelande lägger du ditt namn på nästa rad efter stängningen.
