Webster-ordboken definierar ett brev som ett skriftligt eller tryckt meddelande till en individ eller en grupp, som vanligtvis skickas via post. Naturligtvis, i vår elektroniska ålder, skickas många brev via e-post, antingen inom ramen för e-postmeddelandet eller som bifogad fil. Trots detta har affärsbrev fortfarande traditionella funktioner. Således är det avgörande att de i näringslivet känner till dessa funktioner för att få rätt intryck med affärsförbindelser.
försäljning
Trots trenden att bedriva verksamhet elektroniskt, är de traditionella försäljningsbreven fortfarande ett viktigt verktyg för moderna affärer ", säger Kenneth Zimmer, professor emeritus vid California State University: s handels- och ekonomihögskola och Sue C. Camp, docent vid Gardner-Webb College Broyhill School of Management. Dessutom hävdar Zimmer och Camp att de flesta affärsbrev faktiskt är försäljningsbrev eftersom deras avsedda syfte är att främja försäljningen av antingen varor eller tjänster till mottagarna. Det finns fem huvudmål med försäljningsbokstäver:
- Att locka mottagarens uppmärksamhet.
- Att skapa ett vänligt förhållande med mottagaren.
- Att vädja till mottagarens inköpsmotiv.
- Att övertyga mottagaren att vidta åtgärder.
- För att ge mottagaren möjlighet att vidta åtgärder.
Public relations
Målsättningen med all public relations-strävan är att påverka en målgrupps övertygelser, attityder eller handlingar. Så är fallet med en public relations-brev, förklara Melvin L. DeFleur och Everette E. Dennis, medförfattare av "Förstå Mass Communication: Ett Liberal Arts Perspective." PR-brevets huvudsyfte är att påverka positivt en publiks intryck av företaget eller organisation.
Några exempel på brev med allmänna relationer är de som strävar efter att uppnå följande mål:
- Främja ett nytt företag.
- Bjud in kunder att öppna avgiftskonton.
- Tacka kunderna för deras affärer.
- Välkommen potentiella kunder till samhället.
- Meddela en speciell försäljning eller tjänst.
- Erbjuda incitament att använda företagets tjänster.
Förfrågningar och svar
De vanligaste affärsbreven gör antingen en förfrågan eller svarar på ett, Zimmer och Camp-tillstånd. Exempel på förfrågningsbrev inkluderar att reservera ett mötesrum, begära ett pristot, fråga om faktureringsuppsättningar och konfigurera möten. Icke desto mindre rekommenderar Zimmer och Camp att dessa rutinbokstäver "inte ska behandlas rutinmässigt". Därför bör du följa vissa riktlinjer när du antingen skickar in en ansökan eller svarar på en:
- Ge fullständig information.
- Gör aldrig orimliga förfrågningar.
- Var noggrann och exakt.
- Var aldrig avskräckt.
Fordringar och justeringar
Kunder klagar ibland om felaktig service eller produkter. När sådana tillfällen uppstår måste företagen reagera genom att förhandla med kunder för att göra en anpassning. Dessutom skriver företag också fordringsbokstäver, till exempel när en leverantör misslyckas med att skicka rätt produkt eller inte skickar den alls. Zimmer och Camp säger dock att om man svarar på eller lämnar in ett krav eller en justering, bör du hålla följande regler i åtanke:
- Se till att du har alla fakta.
- Var noggrann och fullständig när du beskriver anspråket.
- Undvik att vara anklagande, hotande eller krävande..
- Var artig.
- Föreslå en rimlig lösning som passar alla berörda parter.
Social kommunikation
Grattis till affärsarbetare vid speciella tillfällen är en "gemensam artighet och tradition", Zimmer och Camp write. Arbetsgivare bör också skicka brev med kondolans när en associate har en förlust eller tragedi, svara snabbt på formella inbjudningar, erkänna pensioneringar och uttrycka tacksamhet för gåvor, gästfrihet eller speciell behandling. Att inte erkänna sådana omständigheter skildrar företaget i dåligt ljus.
Var noga med att formatera bokstäverna korrekt:
- Använd företagets brevhuvud.
- Justera datumet för korrespondensen till höger om sidan.
- Placera mottagarens namn, officiell titel och adress längst ner på sidan, justerad till vänster.
- Följ hälsningen med ett komma, inte en kolon, till exempel: Kära herr Jones,
- Dubbelrum mellan hälsningen och första stycket i brevet och mellan varje stycke. Men ett enda utrymme i varje stycks kropp.
- Inkludera inte referensinitialer, kopia noteringar etc.
