Många människor cringe när de hör att de måste delta i ett affärsmöte. De är rädda för att det kommer att bli ett slöseri med tid som börjar sen och gör ingenting eller att det kommer att domineras av en eller två personer. Dessa vanliga problem kan undvikas genom att använda korrekt affärsmöte etikett. Etikettregler gör att du kan köra mötet mer effektivt och se till att det är produktivt.
Dagordning
Skapa en agenda före mötet och distribuera den till alla som har blivit inbjudna att delta. Detta gör det möjligt för människor att bestämma om de verkligen måste vara närvarande vid mötet. Annars kan någon komma upp och upptäcka att agendan inte är relevant för honom eller henne. Dagordningen är också en neutral peka för att hålla mötet inriktat. Om diskussionen börjar vandra kan du säga något som: "Enligt agendan ska vi prata om vad vi behöver för den nya produktintroduktionen. Låt oss komma tillbaka till det ämnet."
Schema
Planera tillräckligt med tid för mötet så att du kan utföra objekten på dagordningen utan att fråga deltagare att göra för stora av ett engagemang. Börja mötet omedelbart för att belöna de personer som visade sig i tid. Om du blir van vid att börja sen, kommer det att belöna människor som vanligtvis dyker upp några minuter bortom den angivna starttiden. Om du har ett rykte för att börja i rätt tid kommer människor att lära sig att dyka upp på rätt tid för att undvika obehag att gå i när mötet redan har börjat.
Avsluta mötet vid den angivna tiden. Detta visar respekt för andras scheman, eftersom några av dina deltagare kan ha planerat andra åtaganden efter mötet. Om det finns oavslutat företag, planera ett annat möte.
Deltagande
Uppmuntra deltagande av alla i rummet, och upprätthålla en säker miljö för input. Människor kan vara rädda för att prata om de tror att en eller två dominerande medarbetare omedelbart skjuter ner dem. Genomför en regel om "endast en person talar i taget" och genomdriva det strikt. Om någon försöker avbryta, säg: "Detta är Sherrys tid att tala. Kom ihåg att vi alla var överens om att ingen skulle avbryta när någon annan talar." Om några deltagare fortfarande är ovilliga att ge inmatning, prova en metod som att gå runt i rummet för att få varje persons feedback på ämnet till hands. På så sätt behöver en blyg person inte oroa sig för att hitta rätt tid att prata.
Slutsats
I slutet av mötet sammanfatta vad som diskuterades och eventuella beslut som fattades. Bekräfta eventuella åtgärdsposter, de personer som ska hantera dem och tidsfristerna. Detta ger deltagarna chansen att prata om de inte håller med med sammanfattningen. Om alla är på samma sida, använd sammanfattningen för att skapa mötesnoteringar och skicka dem ut snabbt. De ska inte gå ut senare än dagen efter mötet.
