Interna kontrollförfaranden används för att förhindra bedrägerier och är avgörande för alla välskötta organisationer. Sådana system skiljer arbetsuppgifter mellan anställda inom en organisation. Det är viktigt att ha manuella handbok för internkontroll. Anställda använder dem som referenser när förfaranden eller uppgifter är aktuella. Informationen i handboken för intern kontroll är olika från företag till företag, men proceduren för att skriva en är densamma.
Skriv en översikt och innehållsförteckning. Överblicket beskriver kortfattat det finanspolitiska ansvaret, vilket innefattar begreppen och komponenterna i den interna kontrollen. Innehållsförteckningen börjar med fördelning av uppgifter. Innehåll som normalt följer är: Recensioner, Avstämningar, Godkännanden, Tillgångar, Utbetalningar, Personal, Inköp och Kontakter.
Slutför avsnittet Segregation of Duties. Uppgifter om separering av uppgifter för saker som anställda som tar emot och skickar betalningar, i motsats till att de betalar in. En annan viktig åtskillnad är att om en anställd är betalningsmottagare, gör en annan anställd checken ut.
Bestäm procedurer för de följande två avsnitten, recensioner och avstämningar. Recensioner är rutiner som är inrättade för att rutinmässigt genomföra budgetundersökningar, undersökta transaktioner och undersöka ovanlig verksamhet. Avstämningsdelen innehåller procedurer som att jämföra dataset för att säkerställa noggrannhet, undersöka skillnader och vidta åtgärder. Detta inkluderar också specifikt att en anställd som skriver transaktioner inte försonar någon av bankkonton.
Fyll i sektionerna Godkännanden, tillgångar och fördelningar. I godkännandelen anges vilka anställda som har befogenhet att godkänna transaktioner. Myndigheten ges endast ansvariga med detaljerad kunskap om företaget. I avsnittet Assets listas alla typer av tillgångar inom organisationen. Under varje tillgångskategori beskrivs specifika förfaranden som beskriver hur tillgångar hanteras och övervakas. I avsnittet Distribution beskrivs företagets policy och rutiner för att fördela pengar, inklusive lönecheck.
Slutför handboken genom att avsluta de tre sista sektionerna: Personal, Inköp och Kontakter. HR-sektionen beskriver instruktioner för HR-anställda om hur anställningsinformation hanteras. I inköpsavsnittet förklaras företagets inköpsprocedurer. Slutligen listas i avsnittet Kontakter personer i företaget som anställda kan kontakta när frågor eller problem uppstår.
