Omorganisationer kan vara nödvändiga för att spegla förändrade affärsmodeller eller ekonomiska förhållanden, men de kan vara störande för både personal och kunder utan ordentlig planering och genomförande. Att utveckla en strategisk plan för en avdelningens omstrukturering kräver kommunikation under hela processen. När planen slutligen avslöjas, kanske vissa inte gillar resultaten, men ingen ska känna sig blindade av dem.
Berätta för ditt ledande ledarskap att du överväger omstrukturering av en avdelning för att återspegla förändrade marknadsförhållanden. Utforma en grupp nyckelpersoner inom företaget för att fungera som ett analys- och planeringsteam för att tänka igenom affärsbehoven kring avdelningen och hur det ska se ut när omstruktureringen är klar.
Tala med nyckelkunder och konsumenter av din avdelnings produkter och tjänster för att ta reda på deras förväntningar på din avdelning. Dessa kan vara interna kunder, externa kunder eller båda, beroende på situationen. Bestäm vilka problem de har med din avdelningens kvalitet, snabbhet och lyhördhet.
Identifiera orsakerna till omstruktureringen och hur denna förändring kommer att ge mervärde till avdelningen och verksamheten. Slå tillbaka detta till institutionens uppdrag och företagets uppdrags- och värdeutlåtanden. När du fortsätter att utveckla planen, se till att ändringarna leder din avdelning längs den här vägen.
Analysera avdelningens nuvarande processer. Jämför dem med sitt organisationsuppdrag och separata kärnprocesser från de som dupliceras någon annanstans inom verksamheten eller som är sekundära för att genomföra avdelnings mål. Identifiera luckorna mellan den verkliga och önskade prestandan. Bestäm hur den befintliga strukturen möjliggör eller hindrar prestanda och kundnöjdhet.
Redesign processer för att bestämma den bästa vägen för att skapa en effektivare avdelningsstruktur. Dessa revisioner bör förbättra kund- och intressentnöjdhet och öka effektiviteten. Minskningskostnader kan också vara en del av dessa mål, men överväga detta i samband med processen omkonstruktion. Arbetsminskningar som minskar din förmåga att genomföra nödvändiga processer hjälper inte din avdelning att lyckas.
Bestäm där organisationsstrukturen behöver förändras. Nya positioner kan behöva skapas eller nuvarande positioner kan behöva få sina roller och förväntningar förtydliga. Bedöm om din nuvarande personal har kompetens och förmåga att möta nya roller och krav. Om inte, måste du utveckla en träningsplan för att få dem att få fart eller göra nya anställningar för att uppfylla överträdelsen.
Planera din genomförandestrategi. Utveckla en tidsram för när denna nya struktur kommer att installeras. Förtydliga vem i den nya avdelningsstrukturen har beslutsfattande makt. Skriv ett nytt organisationsschema och positionsbeskrivningar för att förtydliga dina anställda vad deras förväntningar är. Om du behöver ytterligare bemanning, använd de positionsbeskrivningar som hjälper dig att leda i rätt riktning.
Engagera med din personalavdelning för att planera för övergången. Bestäm om det finns positioner någon annanstans i företaget för de som görs överflödiga genom avdelningen omstrukturering. Om omstruktureringen kommer att leda till uppsägningar, följ de etablerade rutinerna för att säkerställa att det inte förekommer någon bias i besluten.
Kommunicera med anställda. Din personal kommer sannolikt att se en omstrukturering som ett sätt att minska antalet anställda, så att anställda kan vara skeptiska till omstruktureringen. Genom att hålla dem i slingan reducerar du båda påverkan av ryktetillverkningen och ger dem förtroende för att det finns en plan på plats, annat än att bara minska avdelningen.
