Ett beredskapsbrev innehåller de planer och förfaranden som en affärsavdelning kommer att följa om något händer som kan påverka företagets verksamhet antingen positivt eller negativt. Brevet skulle förklara hur man svarar på brand eller dataförlust - eller till oväntad lycka, till exempel en stor order. Medan en omfattande beredskapsplan för hela verksamheten kan omfatta flera avdelningar, fokuserar ett beredskapsbrev på problem som en enskild avdelning kan möta och skisserar en plan för att arbeta kring dessa problem.
Processer och uppgifter
Varje avdelningsövervakare ska utarbeta ett beredskapsbrev som beskriver de affärsprocesser som hanteras och de uppgifter som den övervakar. Detta brev ska innehålla allt som avdelningen gör, varje person med vilken den kommunicerar, vilka leveranser den tillhandahåller och när den presenterar leveranser. Beredningsbrevet för en bokföringsavdelning måste exempelvis visa hur bokföringsavdelningen kommunicerar med försäljningsavdelningen för att registrera kundfordringar och dess kommunikationsmetoder med inköpsavdelningen för att spåra leverantörsskulder samt hur avdelningen levererar månatliga resultaträkningar och kvartalsvis skatteåterbäring.
Felpunkter
Beredningsbrevet bör innehålla felpunkter i varje process. Det här är de händelser som kan störa slutförandet av en process eller uppgift. Misslyckande punkter kan sträcka sig från naturkatastrofer till katastrofala dataförluster till enkla missförhållanden mellan medarbetare. Ett säkerhetsbrev som beskriver en bokföringsavdelningens misslyckanden kan innebära att en veckas värde av försäljningsfakturor eller en hårddiskkrasch som släcker viktiga finansiella rapporter utelämnas.
Sannolikhet och inverkan
Nästa del av beredskapsbrevet beskriver sannolikheten för att misslyckandena skulle kunna uppstå och vilken inverkan sådana misslyckanden skulle ha på verksamheten. Brevet kan visa hur vissa misslyckanden har stor sannolikhet men representerar minimalt hot, medan andra misslyckanden kan vara mycket osannolika men leverera förödande konsekvenser. Beredningsbrevet för ett bokföringsavdelningens automatiska registersystem kan medföra en liten sannolikhet för att företagets register inte uppdaterats, men brevet kan också visa hur ett misslyckande i systemet kan få allvarliga konsekvenser för avdelningen.
Beredskapsplanen
Beredningsbrevet innehåller en handlingsplan som beskriver de åtgärder som avdelningen kommer att vidta om en misslyckande uppstår så att avdelningen kan arbeta runt misslyckad punkt samtidigt som en nödvändig uppgift utförs. Medan de åtgärder som beskrivs i beredskapsbrevet kanske inte är de mest effektiva eller bekväma metoderna för att slutföra uppgiften, får de jobbet gjort. Handlingsplanen i bokföringsavdelningens beredskapsbrev kan innehålla steg för att använda pappersbokföringsböcker och miniräknare i händelse av en dataförlust från en kraschad hårddisk.
