När du startar en ny organisation, bygger ett team eller definierar ett projekt är det viktigt att veta vad syftet och omfattningen är avsedda att vara. Dokumentet som används för att förtydliga detta kallas ett charterdokument.
Vad är ett staddokument?
En stadga är ett formellt dokument som är som en färdplan för vad en organisation, ett team eller ett projekt är tänkt att vara och utföra. Det ingår vem som är inblandad, vad målen är, vem har myndighet och över vad och vem och om det finns en livscykel till gruppen eller projektet när det är färdigt.
En historisk övning
Charterhandlingar har funnits sedan medeltiden. Magna Carta, som går tillbaka till 1215, klargjorde konungen av Englands roll samtidigt som man skapade rättigheter för baronerna, andra fastighetsägare och kyrkan.
Under hela historien har stadgar varit värderade dokument som avgränsar organisatoriska och projekträttigheter, liksom vad som behövdes uppnås. Från befraktade företag med royal powers som de förespråkar för att upptäcka den nya världen genom att dokumentera dikterande koloniala rättigheter, är charteret i går liknande i ramarna för dagens organisationsdokument.
Vad är en projektstadga?
Ett projektcharter definierar inte bara ambitionerna och aktörerna i ett projekt. det skyddar laget från fruktade "scope creep" som ser att många projekt blir orubbliga.
En stadga är upprättad före projektplanen. Det beskriver projektets mål och mål. Den innehåller också projektbakgrunden, förklarar dess syfte och vad den behöver för att uppnå. I stadgan beskrivs projektets omfattning och anges vad leveranserna är, uppgifter som laget ansvarar för och arbeten som inte förväntas utföra av laget. Det senare är avgörande för att förhindra "scope creep" som kan leda till allt större ansvarsområden, vilket i sista hand kan hota tidsfrister.
Fördraget bör också diktera ledarskap, intressenter och lagmedlemmar. Det kommer att beskriva kritiska datum i projektet och budgeten, tillsammans med risker och antaganden, samt beroenden och begränsningar. Det måste klargöra projektledarens auktoritetsnivå, inklusive om de kan anställa eller avfyra personal. Slutligen bör den upprätta en kommunikationsspelplan, inklusive parametrar för hur snabbt svar förväntas på frågor.
Ett projektcharter är avsett att undertecknas av principiella intressenter och ledning. Det bör minska missförståndet och ge ett starkt vägledande ljus till projektets livstid. Det anses också vara ett sätt att "sälja" ett projekt till ledningen för godkännande.
Skriva en bra lagstadga
Såsom ett projekt charter, bör ett lagcharter utföra samma saker för något lag. Dess komponenter är likartade men tillämpas på laget istället för ett projekt.
Det kommer att förklara varför laget skapas och vilka typer av projekt det kommer att spela när man redogör för målen för lagets framtid och förtydliga parametrar för att mäta lagets framgång.
I stadgan anges tydligt rollerna - vem har ansvaret, vad deras auktoritet innebär, vem lagmedlemmarna är, vilka färdigheter de alla tar till bordet och hur dessa färdigheter bäst ska användas. Dokumentet kommer att undersöka den budget som allokeras till laget samt de resurser som står till deras förfogande. Det fastställs också hur interna revisioner och recensioner ska genomföras med avseende på framsteg på lagets projekt, tillsammans med genomförandet av lagbedömningar och frekvensen av dem. Kommunikationsmetoder och förväntningar bör också beskrivas.
Ett bra lagcharter bör hjälpa till att hålla misshandladhet till ett minimum och hålla ett lag inriktat på sina mål.
Charters som vägledande styrkor
Charterdokumentet klargör maktstrukturer, upprätta kommunikationsplaner och fungerar som en grov guide för budgetar och tilldelningar. Allt detta kan uppfattas som hamstringande frågor innan de ens kommer igång. Men stadgan hjälper till att skydda projekt och lag genom att ställa upp riktlinjer och tydliga ambitioner samt begränsningar av förväntningar och roller. Ett välskriven charterdokument kommer att ge och skydda räckvidden för team, projekt och organisationer.
