Företagen har två stora konjunkturcykler: intäktscykeln och utgiftscykeln. Fullständiga cykelskulder ingår i den större inköps- och utgiftscykeln. Den består av Det fullständiga utbudet av nödvändiga bokföringsaktiviteter krävs för att slutföra ett köp när beställningen har lagts och produkten eller tjänsten har tagits emot. Den fullständiga räkningen av leverantörsskulder medför matchande dokument, godkännande av fakturor, utfärdande av kontroller och registrering av betalningar.
tips
-
Fullständiga cykelskulder kan antingen referera till hela processen att ta emot, verifiera och betala en faktura eller en arbetsposition som innebär ansvar för hela processen.
Kontot betalningscykel
Tre huvuddokument är inblandade i betalningsförfarandet: en inköpsorder, en mottagningsrapport och en fakturor för leverantörer.
- När företaget är redo att köpa ett inköp, skickar inköpsavdelningen en inköpsorder till en säljare. Detta dokument beskriver de begärda varorna, priset och kvantiteten. Inköpsordern utlöser säljaren att skicka varorna.
- När företaget tar emot varorna kommer mottagningsavdelningen att slutföra en mottagande rapport. Denna rapport dokumenterar de exakta varorna i sändningen. Om försändelsen innehåller några skadade föremål noterar den anställde det i rapporten.
- Säljaren skickar en leverantörsfaktura begära betalning för de utförda varorna eller tjänsterna. Detta dokument skickas till leverantörsskulder och utlöser betalningsprocessen.
Konto betalningsförfaranden
Ett välskött kontorsföretag sätter upp noggrant definierade förfaranden för att styra betalningsprocessen för att förhindra fel och upptäcka dem när de uppstår. Samma procedurer kan också avskräcka och upptäcka avsiktlig förfalskning och ge ett revisionsspår för senare användning i händelse av att en överensstämmelse ska passera oupptäckt. Dessa förfaranden varierar mellan företag och avdelningar, men följer vanligtvis ett liknande mönster:
- Efter att ha mottagit leverantörsfakturan utförs det utbetalande laget ett trevägs match genom att jämföra informationen i inköpsordern mot dem i mottagningsrapporten och leverantörsfakturan, för att säkerställa att informationen är konsekvent.
- Om leverantörsskulder kan verifiera att varorna på leverantörsfakturan beställdes och mottogs av företaget, faktura är godkänd för betalningsbehandling. Detta görs via en kupong, signatur eller stämpel.
- Om det finns skillnader - om den mottagna kvantiteten inte matchar den beställda kvantiteten och fakturan, eller om produkten inte existerar som beställd, kommer kundfordringar att försöka spåra källkoden för problemet genom att följa upp efter behov med mottagningsavdelningen, säljaren eller slutanvändaren som ställde ordern.
- I stora företag behandlas den faktiska betalningen av finansdepartementet. Dock, Leverantörsskulder är ansvarig för utbetalning i de flesta små företag. När en faktura är inklädd, skickar leverantörsskulden den dokumenterade dokumentationen tillsammans med en check till en företagskontrollsignal.
- Efter godkännandet och tecknen av kontrollsignalen skickar kontoutlägget checken och markerar fakturan som betald i bokföringssystemet.
Fullständiga cykelkonton Betalningsbara roller
Leverantörsbeteckningar betecknas också ofta som "hela cykeln". Det innebär att den anställningsansvarige är ansvarig för varje del av betalningen, i motsats till specialisering inom ett eller flera specifika områden. Potentiella ansvarsområden kan innefatta trevägsmatchning, granskning av kostnadsrapporter för noggrannhet, tillämpning av betalningsrabatter och utfärdande av betalningar till leverantörer.
När dessa positioner är annonserade försöker HR-avdelningen eller chefen som ansvarar för hyran vanligtvis att konstruera intervjufrågor som korrekta bedömer en sökandes förtrogenhet med hela processen och identifierar eventuella svagheter eller otillräckliga områden.
