Framgångsrikt genomförande av nya policyer och förfaranden beror på en noggrann övervägning av de aktuella frågorna och en klar formulering av åtgärder för att hantera dem. Policy beslutsfattare och chefer måste klart kommunicera med alla berörda personer, även de som är externa för organisationen, och använda flera sätt att förmedla de nya politiken och förfarandena.
Effektiv kommunikation
Tänk på vilka som kommer att påverkas av de nya principerna och förfarandena, inte bara titta på personal inom din organisation utan även externa populationer som påverkas av de nya åtgärderna. Att veta alla parter som kommer att påverkas bidrar till att bestämma det sätt på vilket du kommunicerar. Organisatoriska ledare antar ofta att nya förfaranden endast kommer att påverka en organisations praxis och försumma att överväga större konsekvenser.
Utnämna en anställd med ett starkt grepp om tekniskt skrivande och kommunikation för att meddela de nya policyerna / förfarandena. Att välja en sådan person för att hantera kommunikationen av de nya åtgärderna säkerställer att alla nivåer i organisationen, oberoende av teknisk kunskap eller expertis, kommer att förstå de nya politiken och förfarandena.
Meddela de nya policyerna och rutinerna, genom att använda flera kommunikationsvägar för att nå alla avsedda målgrupper. En one-size-fits-all-inriktning fungerar inte. Organisationen kan meddela kunder och andra publiker genom brev, e-post och annonser. Memoranda, personalmöten, broschyrer och manualer kan användas för att anmäla personal. Kommunikation till medarbetarna bör inte bara formulera de nya åtgärder som vidtas, men meddela även nya utbildningsprogram och förklara hur de nya förfarandena kommer att påverka befintlig verksamhet. Ledningen bör också ge medarbetarna information om var de ska få svar på frågor eller oro som de har om nya policyer och förfaranden.
