När ett projekt är klart är det enda som kvarstår att analysera vad som gick rätt, vad som gick fel och vad laget kan göra för att göra framtida projekt mer framgångsrika. Detta görs vanligtvis i en postmortemrapport. En ovärderlig förutsättning för ett slutligt möte efter projekt är en postmortemrapport som ger specifika exempel och mycket detaljer utan att vara för negativ eller självgratulerande.
Struktur och stil
En formell rapportstruktur med väldefinierade rubriker och underrubriker hjälper dig att presentera både faktuell och analytisk information på ett tydligt och koncist sätt. Purdue University Online Writing Lab föreslår att du skriver hela rapporten med en enda standardfont som Arial eller Times New Roman. Använd listor när som helst och använd det vita utrymmet mellan och inom sektioner för att göra rapporten lättare att läsa. Använd grammatisk spänning korrekt: Använd pastiden för att förklara procedurer och spänna för att generalisera och ange vad projektresultaten visar.
Introduktion och mål
Använd det inledande avsnittet för att beskriva målen för postmortemrapportering. De flesta rapporter syftar till att uppnå fyra huvudmål: att granska och diskutera om projektet var framgångsrikt, identifiera höga poäng och prestationer, peka på viktiga frågor och diskutera problemlösningstaktik och skissera kärntak. Att formatera dessa mål som en punktlista är också ett bra sätt att definiera rapportstrukturen.
Parametrar och mål
Nuvarande faktabaserade projektinformation och projektmål i nästa avsnitt. Organisera faktabaserad information - som titel, projektledarens namn, startdatum och mål och faktiska slutdatum - i tabellformat. Sammanfatta projektet i en kort berättelse. Inkludera information som projektets art, syfte och mål och mål samt budgeten, benchmark utvärderingsmätningar och eventuella begränsningar eller begränsningar som projektet står inför.
Prestationsanalys och bedömning
Prestationsinformation är "kött" i rapporten. Använd berättelser och punktlistor för att beskriva centrala prestationer och problem. I avsnittet Projektförbättringar beskriver vad som gick rätt och vad som fungerade bra och diskutera metoder - som ett veckovis mötesschema eller möjligheten att kommunicera via snabbmeddelanden - som laget funnit särskilt användbart för att slutföra projektet i tid. I det centrala avsnittet beskrivs vad som gick fel, vilka policyer och rutiner som orsakade problem och vilka utmaningar laget ställde inför. Prata om hur dessa problem påverkat aspekter av projektet, såsom budgeten och schemat, och beskriv vad laget gjorde för att övervinna eller hantera dem.
Bedömning och avhämtning
Avsluta rapporten med en övergripande projektbedömning och analysanalys. Ett fem- till 10-poängs betygssystem som utvärderar kritiska aspekter av projektet - inklusive prestanda, hantering av omfattning och kommunikation - kan skapa en användbar visuell bildskärm. Beskriv slutligen, lärdomar, ange vilka bästa praxis som utvecklats och genomförts under projektet och ge förslag på löpande förbättringar.
