God information är avgörande för framgången för en organisation, vare sig det är ett större företag eller ett välgörenhetsprojekt. En organisation som inte har en tydlig bild av sina egna styrkor och svagheter kan inte formulera en strategi för att förbättra prestanda. Key Performance Indicators, kallad KPI, är åtgärder för framsteg mot en organisations tidigare överenskomna Mission, Vision och Critical Success Factors, som heter CSFs, som skrivs in i en strategisk plan. KPIs mäter mot ett riktmärke för att ge tydliga data, vilket hjälper organisationen att gå vidare effektivt.
Kvantifierbara resultat
KPIs ger handlingsbar information eftersom de alltid är mätbara och kvantifierbara. Om ett hotellföretags identifierade CSF-värden behåller en hög beläggning under hela året, skulle en KPI exempelvis vara den procentuella beläggningen för rummen, mätt på veckovis, med föregående år som referens.
Anpassning mot gemensamma mål
Det är ofta svårt att hålla alla avdelningar eller team inom en organisation anpassad och arbetar mot gemensamma mål. När en organisations Mission, Vision och CSF har skrivits i en strategisk plan, bryter KPIs komplex information till begripliga mätvärden som ger en kontinuerlig återkoppling om organisationens framsteg. Kommunikation av framsteg mot KPI håller alla framåt i samma riktning.
Platform för framtida strategier
Information från KPI ger en plattform för framtida strategier. Om CSF för hotellbolaget är fullt utrustat under hela året kommer KPI att kartlägga andelen beläggning under året visa ledningen de tidsperioder där det till exempel skulle öka annonseringen eller erbjuda rabatter. Framgången med denna nya strategi kan återigen mätas med hjälp av KPI. Med tiden kommer användningen av KPI att uppnå CSF att förbättra organisationens prestanda och styrka.
Incitament för personlig prestation
KPI är ofta kopplade till incitament. Lag eller enskilda personer erbjuds incitament att förbättra sina KPI till en viss nivå under en viss tidsperiod. För att detta ska bli framgångsrikt måste KPI: erna förstås och kvantifieras, och rapporteringen måste vara korrekt. Informationen från KPIs ger människor möjlighet att förbättra sin egen personliga prestanda tillsammans med organisationens.
