Flödesschema är användbara för att visa hur stegen i en affärsprocess passar ihop. När de används för att dokumentera bokföringscykeln, tjänar de inte bara som en bekväm checklista för att se till att dina anställda slutför varje steg i hela bokföringscykeln varje månad, men de hjälper dig också att analysera och förbättra arbetsflödena för redovisning. När du förstår vilka symboler som ska användas var och vilken information som var och en behöver, är det inte svårt att skapa ett flödesplan för redovisningsprocessen.
Förstå flödeschartsymboler
Flödesdiagramsymboler visar de steg, beslut och uppgifter som är inblandade i bokföringscykeln. Även om du kan använda någon symbol för att avbilda var och en av dem, använder många människor vanliga symboler. För ett flödesdiagram för redovisningsprocessen innefattar dessa ovalar, rektanglar och parallellogram, vilka är plana former med motsatta sidor parallella och lika långa. Också användbara är pilar som signalerar riktningen i vilken redovisnings processen strömmar. Som webbplatsens Mind Tools förklarar, visar ovalar oftast början eller slutet på en process, rektanglar identifierar specifika uppgifter och deras instruktioner eller riktningar och parallellogrammer klassificerar redovisningsutgångar.
Skapa flödesplanstrukturen
Bokslutscykeln är en uppsättning av 10 steg som äger rum i samma ordning varje redovisningsperiod. I den ordning i vilken varje steg inträffar består bokföringscykeln av att identifiera transaktioner, analysera transaktioner, göra journalposter, posta poster till storleken, beräkna ett provningsbalans, göra justeringsposter, beräkna ett justerat försöksbalans, upprätta finansiella rapporter, överföra saldon i tillfälliga konton via avslutande poster och beräkning av en efter avslutad försöksbalans. Identifiera varje huvudsteg inom en oval och använd riktningspilar för att skapa en vertikal flödesplanstruktur.
Lägg till uppgifter om uppgift
Utför en uppgiftsanalys för att identifiera enskilda uppgifter i varje steg i bokföringscykeln. Ju mer detaljer du anger, desto mer användbar kommer diagrammet att vara. Till exempel, istället för att använda en enda rektangel som säger "postpostposter som debiteringar eller krediter", listar du varje steg eller ger anvisningar för att slutföra den här uppgiften i sin egen rektangel. För steg som producerar output, som att förbereda finansiella rapporter, identifiera utgången med parallellogram, placera dessa till höger om motsvarande rektangel och anslut dem med riktpilar. Upprepa detta steg tills flödesschemat är klart.
Testa och verifiera
När flödesplanen är klar rekommenderar Mind Tools att du verifierar informationen och testar den för noggrannhet. Ett sätt att uppnå detta är att bea bokföringsansatte att granska tabellen och testa det genom att följa stegen exakt som de presenteras. Det här är också en bra tid att analysera bokföringscykeln för att förbättra effektiviteten och de interna kontrollerna. Identifiera både onödiga och överflödiga steg, liksom steg du bör inkludera. Titta på huruvida redovisningsförfarandena ger tillräcklig intern kontroll, t.ex. informationssäkerhet och uppdelning av uppgifter.
