Det finns tillfällen då du och dina anställda behöver några dollar i kontanter för att betala för mindre företagskostnader. Du kan behöva köpa några kontorsmaterial, betala för en tårta på någons födelsedag eller helt enkelt hitta små förändringar för en parkeringsmätare, till exempel. De flesta företag använder sig av småpengar för detta, övervakning av betalningar i en liten bok. Du måste nominera en bankchefer, vanligtvis en revisor, bokhållare eller annan handledare för att övervaka verksamheten och samla in kvitton, om det behövs. Varje anställd som önskar göra ett köp borde gå igenom den här representanten, snarare än att lämna småkassan eller tennan öppen för varje anställd.
Köp en rullande anteckningsbok - en liten anteckningsbok i journalstorlek kan vara bäst eftersom den passar i kassan. Märk notebook-datorn med startdatum, företagsnamn och kontaktinformation om "Om förlorad kontakt". Rita tre vertikala linjer ner på notebookens första sida. Märk de fyra resulterande kolumnerna Datum, Inköp, Mängd och Balans. Du kan fortsätta detta genom hela anteckningsboken när du startar kontanterboken eller lita på den person som börjar en ny sida för att fortsätta formatet.
Ange startbalansen i sin egen linje med den registrerade dagen. Under kolumnen Inköp, namnge den Börjande saldo. Det första köpet spelas in på andra raden.
Sätt startkvoten av småkassor i lådan eller tenn längs med anteckningsboken.
För att göra ett köp, ska arbetstagaren föreslå revisor eller chef vad han behöver och varför. Revisorn eller chefen kan acceptera eller avvisa idén. Om anställd beviljas får arbetstagaren tillgång till kassakassetten och låda eller tenn.
Lämna arbetstagaren ett kvitto när han har köpt. Håll alla kvitton tillsammans, fäst i ett pappersklämma, i kassan eller boken. Ta bort kvitton månadsvis och fil.
Lägg till extra pengar till likviditetsfonden genom att dra tillbaka från företagets konto. Tillsynsassistenten, som en revisor eller chef, bestämmer hur mycket man ska behålla i mindre pengar, vanligtvis under $ 100.
tips
-
Förvara kontanterboken och asken eller tennet på ett säkert ställe, till exempel revisorns eller chefs kontor eller skåp. Lämna det inte i ett gemensamt område, till exempel lunchrummet eller mötesområdet. Håll småköpsköp små, för kostnader som porto, parkeringsmätare eller festleveranser.
Varning
Anteckna inte stora inköp i sedlarna. Dessa bör redovisas i huvudboken.
