Avsiktsförklaringar är formella handlingar som är delaktiga mellan ett förslag och ett juridiskt kontrakt. De lägger fram de viktigaste detaljerna i en affärsöverenskommelse eller ett forskningsförslag i syfte att göra alla berörda parter tydliga om de viktigaste punkterna som berörs. På grund av deras natur har dessa bokstäver en särskild struktur; så det är viktigt att veta hur man formaterar en avsiktsförklaring.
Öppna en ny fil i din textbehandlingsprogram. Ange ditt namn och adress på de första tre till fyra raderna i dokumentet. Lämna en tom linje och ange namn och adress för brevets mottagare. Lämna en annan blank linje och ange datumet. Lägg till två fler tomma linjer. Börja brevet korrekt genom att adressera det till mottagaren med namnet. till exempel "Kära Mr Jones."
Börja första stycket genom att förklara varför du skriver. Om det här är en affärsbrev, hänvisa till tidigare kontakter med företaget som har lett dig till de preliminära avtalen du hittills har gjort. Om det här är en universitetsintelligensintroduktion, förklara din bakgrund och legitimation kortfattat. till exempel relevanta kvalifikationer och erfarenheter.
Starta en ny paragraf. Specificera ditt förslag, inklusive relevanta uppgifter om alla överenskomna aspekter av projektet. Det kan ta upp två eller flera stycken, beroende på projektets komplexitet. För företag, var noga med att lägga ut i det vanliga språket varje aspekt av projektet. från prissättning till projicerade slutföranden eller leveransdatum. För forskningsförslag, förklara vad syftet med forskningen är och hur det ska uppnås.
Lägg till en sista paragraf. I en affärsavtalsförklaring är denna paragraf för att definiera eventuella specialtermer som används i projektets disposition och specificera eventuell extra relevant information, såsom en överenskommen tidsfrist för slutliga villkor som ska beslutas. För forskningsbokstäver, lägg till eventuell extra relevant information till förslaget, till exempel namnet på någon handledare eller mentor du redan har linjat upp.
Skriv en slutgiltig stängningslinje som begär ett svar på din avsiktsförklaring. Lägg till en underskrift från rad, till exempel "Med vänliga hälsningar". Lämna tre till fyra tomma linjer där du kan skriva ditt namn när brevet skrivs ut. Skriv ditt namn, dina kvalifikationer (om det behövs). Om du skriver en affärsavtalsförklaring lägger du till din position i företaget under ditt namn. Spara en kopia av brevet för dina poster.
tips
-
Eftersom mottagarna av dessa avsiktsförklaringar sannolikt kommer att få många sådana bokstäver, liksom att ha andra affärer att hantera, är det viktigt att du är koncis. Du bör bara inkludera de uppgifter som är relevanta för projektet och även då innehåller endast de uppgifter som redan har avtalats om. Allt annat kan vänta på uppföljningsdiskussionerna.
Varning
Avsiktsförklaringar finns inom det blotta juridiska området mellan erbjudanden och faktiska avtal. Eftersom de är ett uttalande av varför förhandlingar har nått snarare än ett dokument som beskriver ett bindande avtal, huruvida några villkor i avtalet är slutligen bindande för endera parten kommer att vara en fråga för domstolarna om avtalet senare blir surt. Rådfråga alltid en advokat innan han handlar i beroende av villkoren i en avsiktsförklaring.
