En lönepolispolicy beskriver löneprocessen i samband med administration av löner, tidsåtgång, löneplaner och betalningsmetoder. Dokumenterade rutiner säkerställer en tydlig och definierad godkännande, effektiv löneaktivitet, tillgång till formulär och lämpliga kontroller. En organisation med etablerad lönepolitik och rutiner kan försäkra anställda om korrekt och snabb betalning av löner och löner.
Betydelse
Lön är en av de största utgifterna i någon organisation. En lönepolitik fastställer interna kontroller och saldon för att kontrollera och skydda denna kostnad. Det minskar förekomsten av fel och möjlighet till bedrägeri. I stora företag innebär löneprocessen mycket tid och resurser. Löneprocedurer skapar effektivitet när det gäller tidsinsamling, dokumentbehandling, datainmatning, betalning och registrering. Genom att integrera automation och förskott i systemteknik kan förfaranden vara kostnadseffektiva och spara företagets pengar.
Ändamål
En lönepolitik garanterar att anställda alltid får rätt lön vid rätt tidpunkt. Det säkerställer att företaget följer federala, statliga och lokala lagar, särskilt de som hänvisar till skatter, Medicare, Social Security och rättvisa arbetsnormer. Överensstämmelse med lagstiftningen kommer att hjälpa företaget att undvika att betala böter. Löneprocedurer stöder också genomförandet av etablerade kompensationsstrukturer och system, avdelningsbudgetar och kollektivavtal.
Funktioner
I lönepolitiken definieras löntagarnas personal och chefer ansvar och ansvarsområden. Eftersom löneavgiften innefattar konfidentiell information måste politiken ange åtkomst- och säkerhetsnivåer. Det identifierar också den utbildning som krävs av olika anställningsgrupper. Löneprocedurerna beskriver processen från när arbetstagaren anställs. De omfattar löneaktiviteter och formulär som krävs för att behandla nya anställningar, sysselsättningsändringar, informationsuppdateringar, särskilda betalningar, avdrag, tidsrapportering och uppsägning.
överväganden
För att minimera risken för bedrägeri måste lönepolitiken innehålla interna kontroller. En form av kontroll är åtskillnad av uppgifter. Till exempel, om det finns två anställda som är inblandade i lönebearbetning, skulle man förbereda lönedokument medan den andra skulle godkänna och godkänna. En godkännandemyndighet måste granska alla löner och lämna information. En annan grupp eller avdelning som bokföring kan granska lönekosttransaktioner. Löneförfaranden måste också skydda lönsamhetsinformationens konfidentialitet och se till att endast behöriga personer har tillgång till dem.
ansvar
Lönekostnadsavdelningen är ansvarig för att hantera löneflödet för att säkerställa effektiv och snabb löneförädling. Det fastställer löneplaner och tidsfrister för inlämning av lönedokument. Lön personal tilldelar och kontrollerar tillgång till information i lönesystemet. De matar in information i systemet och gör ändringar efter behov. Chefer måste se till att obligatoriska lönedokument är färdiga och vidarebefordrade inom bestämda tidslinjer. Anställda är ansvariga för att granska betalningar och avdrag och rådgöra med löneavdelningen om eventuella avvikelser. De bör också hålla sin information aktuell.
