Oavsett om du startar ett callcenter, ett försäkringsbyrå eller en annan typ av verksamhet, är din kontorsavdelning sannolikt det första intrycket dina kunder och kunder kommer att få av ditt företag. Huvudkontoravdelningarna stöder typiskt försäljningsavdelningen och andra avdelningar i ett företag. Avdelningsstorlek kan sträcka sig från två personer till ett helt team av människor. En smidig kontorsavdelning kan hjälpa resten av företaget att köra effektivt.
Ange de uppgifter som måste utföras av kontorsavdelningen. Bryt denna lista i dagliga, veckovisa och månatliga tullar. Inkludera hjälp som du förväntar dig att denna avdelning erbjuder till andra avdelningar.
Gruppera liknande uppgifter i en annan lista. Detta hjälper dig att bestämma hur många positioner det behöver vara för varje arbetsgrupp. Till exempel kan telefonsvarare, öppnande av mail och hälsningskunder eller klienter vara en grupp, som normalt skulle vara en receptionistposition. Inmatning av fakturor och betalning av dessa fakturor skulle vara en annan grupp av uppgifter, vilket skulle vara en leverantörsskuldsättning.
Skriv ner vilken typ av personer du vill representera företaget i kontorsavdelningen. Till exempel vill du ha unga, bubbliga personligheter eller professionella, reserverade personligheter? Vill du ha folk med viss erfarenhet eller utbildning? Genom att komma fram till den här informationen kommer du att få en bättre uppfattning om vad du söker när du skriver dina jobbinställningsannonser och intervjuar potentiella anställda.
