Ett engagemangsbrev är ett officiellt avtal om att ge materialstöd till en företags-, ideell eller forskningsorganisation. Brev av engagemang i näringslivet beskriver vanligtvis löften att tillhandahålla finansiering eller lån, medan de till ideella organisationer generellt skisserar åtaganden till samarbete, partnerskap eller andra former av materiellt stöd. Oavsett om du gör ett åtagande att finansiera ett företag eller stödja en ideell gemenskapsgrupp, måste du se till att ditt engagemang - precis som allvarlig korrespondens - är kortfattad, tydlig och diplomatisk.
Se över din information. Ditt åtagandebrev beskriver alla tidigare överenskomna detaljer om ditt stöd (som belopp som ska lånas, scheman och beredskapsplaner), så var noga med att all relevant information är aktuell. I ditt brev bör du bara beskriva villkor som båda parter har kommit överens om. Använd inte brevet för att lägga till eller ändra villkoren.
Identifiera de grundläggande villkoren i ditt avtal. Med öppnandet av ditt brev bör du identifiera dig och alla andra parter som ingår i avtalet, samt de grundläggande villkoren och målen för ditt åtagande. Om du gör pengar till ett projekt eller företag anger du belopp. Om du begår en annan typ av stöd eller samarbete, beskriv kortfattat vilken typ av stöd du ska tillhandahålla.
Beskriv dina roller och ansvarsområden i avtalet. Var specifik. Säg exakt vad din roll är och beskriv ditt ansvarsområde. Om du tillhandahåller pengar, beskriv betalningsplaner samt beredskapsplaner om du inte kan uppfylla ditt åtagande. Om du slutför ett åtagande till ett ideellt eller forskningssamarbete, beskriv dina exakta ansvarsområden (t.ex. tjänster eller anläggningar du planerar att tillhandahålla) och vilken roll du eller din organisation ska spela i samarbetet.
Håll ditt brev tydligt och koncist. Vissa källor tyder på att kommersiella avsiktsförklaringar begränsas till en enda sida. I vissa fall kan effektiva bokstäver vara lika korta som en enda paragraf.
Var hjärtlig. Om du skriver ett brev av engagemang för en ideell, kom ihåg att ditt brev kan ses av andra myndigheter som stöder eller övervakar den organisationen, så var noga med att klargöra dina skäl för att vilja arbeta med den gruppen.Nämna också tidigare samarbete som du har haft med gruppen. Detta kommer att stärka din bild och dina medarbetare, i ögonen på andra anhängare av ideen, som bidragsgivande enheter.
