Dokumenthantering är processorganisationerna som använder för att skapa, kontrollera, säkra, lagra, hämta, dela och förstöra dokument i alla sina former. I samband med informationsspridning, snabbteknisk förändring och säkerhetsfrågor måste organisationer som etablerar dokumenthanteringssystem överväga inte bara god affärsverksamhet, utan även regler, föreskrifter och standarder som utfärdats av regeringar och internationella organ.
Regelmakande enheter: Finansiell
Många federala enheter utfärdar föreskrifter som kräver att organisationer följer reglerna för dokumenthantering. Nedan följer en sammanfattning av sådana enheter, vilka typer av organisationer de påverkar, och stadgan eller förordningen.
Securities and Exchange Commission i SEC 17a-4 ger dokumenthanteringsregler för mäklare, analytiker och andra som är inblandade i värdepappersutbyte.
Sarbanes-Oxley-lagen i sektionerna 404 och 409 påverkar dokumenthanteringen av alla börshandlade företag, liksom revisionsföretag, revisorer och de som är involverade i värdepappershandel.
Check Clearing för 21st Century Act (Check 21) reglerar kontrollhantering och gäller bankindustrin. Det administreras av Federal Reserve.
Gramm-Leach Bliley Act skyddar konsumenternas finansiella information som innehas av finansiella institutioner och administreras av flera federala byråer.
NASDAQ: s regler för reglering av värdepappersföretagen (NASD) Rule 3010 och New York Stock Exchange (NYSE) Rule 342 administreras av Securities and Exchange Commission och reglerar registreringskrav som har att göra med elektronisk kommunikation för medlemmar av dessa två organisationer.
Hälsovårdsregler
HIPAA (Health Insurance Portability and Accessibility Act) gäller sådana grupper som läkare, sjukhus, försäkringsbolag och arbetsgivare som arbetar med att sammanställa eller överföra patientinformation. Det administreras av U.S. Department of Health and Human Services.
21 CFR 11 är den del av koden för federala förordningar som administreras av U.S. Food and Drug Administration och adresserar elektroniska register och elektroniska signaturer. Detta avsnitt påverkar vård och läkemedelsföretag.
Militära regler
Försvarsdepartementets förordningar (försvarsdepartementet 5015.2, version 2) definierar krav för registerhanteringsprogramvara som köpts av försvarsdepartementet. Andra statliga enheter använder också denna standard för deras programhanteringsprogram.
Andra federala regler
De federala civilrättsliga reglerna reglerar hur advokatbyrån hanterar information som rör rättsliga förfaranden.
Interntjänsten Rev. Proc. 97-22 ger regler för elektronisk lagring och överföring av information om skattebetalare och påverkar den finansiella tjänstesektorn.
Behovet av regler
Amerikaner är beroende av regleringsorgan för att säkerställa att skydd finns på plats för att hålla personlig information säker, skydda finansiella transaktioner och utöva lämpligt tillsyn över de som har kontroll över nationens tillgångar för mat, drog, ekonomi och sjukvård. Nationens informationsinfrastruktur är avgörande för sitt försvar och måste också skyddas.
Standardisering av dokumenthantering sträcker sig bortom Förenta staterna. Icke-statliga enheter som Internationella standardiseringsorganisationen och API för öppen dokumenthantering arbetar för att standardisera och dela processer för dokumenthanteringssystem för att säkerställa säkerheten och tillgängligheten av informativa journaler när de behövs.
