Att utveckla steg för hantering av order är avgörande för ditt företag. Utan korrekt orderbehandlingsflöde är orderbehandlingen inom din verksamhet kaotisk och opålitlig. Ta dig tid att utveckla de riktiga orderbehandlingsriktlinjerna och ditt företag kommer att fungera smidigare och du får högre kundnöjdhet.
Använd en standardformulär när du tar order
Oavsett om ditt företag använder en kundtjänstrepresentant för att ta order eller kunden kommer in order direkt via din webbplats, är det viktigt att du har en standardiserad blankett. Detta gör att personen fyller i formuläret för att veta vilken information som krävs och säkerställer att all nödvändig information samlas in.
Var och en av dina varulager kan ha lite olika orderuppgifter. Om du till exempel använder en möbelaffär kan beställningsformuläret för en soffa innehålla typ av tyg medan formuläret för ett bord kan kräva typ av finish.
Det är viktigt att ofullständiga orderformulär inte godtas. Om en beställningsblanketten inte har den information som behövs måste den återlämnas och slutföras innan den kan bearbetas.
Bekräfta beställningen
Efter att en beställningsblankett har skickats in, bör den bekräftas hos kunden. Detta kan åstadkommas genom att skicka ett mail med orderuppgifterna. Det är inte nödvändigt att kräva att kunden verifierar ordern. Istället gör det klart att kunden ska kontakta ditt företag om det finns några problem med beställningen. Var noga med att göra ditt företags kontaktuppgifter lättillgängliga för kunden.
Fördela beställningsformuläret internt
När beställningsformuläret är fyllt i ska det vidarebefordras till alla som behöver utföra en åtgärd som är relaterad till att beställningen uppfylls. Detta inkluderar lager, kundfordringsavdelningen och tillverkaren, om beställningen uppfylls av en tredje part. Det förväntade datumet för genomförandet bör tydligt anges så att alla inblandade känner till tidtabellen.
Kommunicera med kunden
Det är viktigt att klart kommunicera med kunden. Berätta för kunden om det finns en fördröjning i utförandet av beställningen. Att vara uppriktigt och ärligt med kunden när det finns ett problem är mycket bättre än att ignorera det. Informera också kunden när beställningen skickas. Berätta för transportören, spårningsnumret och det förväntade leveransdatumet. Be om feedback från kunden efter att han fått ordern. Kontakta ett kundservice-representantsamtal för att se till att kunden är nöjd med inköpet eller använd en online-undersökning för att få feedback. Hur som helst kommer kundens återkoppling att ge väldigt användbar inblick i din beställningsuppföljningsprocess.
