Att kommunicera effektivt med anställda är en av utmaningarna att vara chef. Till skillnad från en personlig konversation, där meddelandet kan skräddarsys för den person som tar emot det, när du pratar med anställda som helhet, måste du tala i en stil som passar alla. Detta kan vara särskilt svårt när du skriver ett negativt notat - ett som är kritiskt eller som ger dåliga nyheter. Penning ett sådant missiv kräver att chefen är direkt, men också taktfull. Målet bör vara att uppmuntra dina anställda att ändra sina handlingar utan att skapa dåliga känslor.
Leverera de dåliga nyheterna först. När du skriver ett negativt notat är det oftast bäst att komma till de dåliga nyheterna genast. Inkluderar en betydande mängd ledning till meddelandet har flera nackdelar: för det första kan det låta som om du stallar; För det andra kan vissa anställda sluta läsa innan de kommer till notatets punkt. och för det tredje, om meddelandet har väntats kommer många anställda ändå att hoppa över introduktionen. Tonen i det här avsnittet ska vara enkel och faktana framgick tydligt. Försök att undvika ilska eller överdriven negativitet.
Erbjuda uppmuntran. När du har lagt fram de dåliga nyheterna, skift ton och fokus på ditt memo så att det är lite mer optimistiskt. Om ditt brev har varit kritiskt erbjuder du ros och uppmuntrande ord. Om du har levererat obehagliga nyheter, betona det positiva. Målet med ditt jobb som chef är att leda, en uppgift som aldrig är viktigare än i svåra tider.
Presentera en lösning Ett av de dilemma som anställda ofta möter när de får ett negativt not är inte att veta vilken åtgärd deras handledare vill att de ska ta nu. I den tredje och sista delen av brevet beskrivs en tydlig handling som anställda kan vidta för att förbättra situationen. Denna instruktion bör ge tydliga steg för anställda och ska levereras i en optimistisk ton.
Läs det högt. Innan du skickar notatet ska du titta över det och läsa det högt. Läs det högt först till dig själv och sedan till minst en annan person som kan ge feedback. Lyssna noga på dina egna ordval och försök att höra något språk som kan tolkas. När du har gjort dessa korrigeringar borde brevet vara korrekturläst för grammatik, interpunktion och stavning - för att visa dina anställda att du skrivit brevet med omsorg.
