Du kan öka dina chanser att få utrustning, programvara, leveranser, personal eller andra resurser du behöver om du fokuserar på deras fördel för ditt företag, i stället för bara dig själv eller din avdelning. Att bestämma hur de resurser som behövs hjälper till att sänka kostnaderna eller öka vinsten hjälper dig att göra ett starkt argument när du begär mer hjälp.
Hitta din ledning
Huvudsatsen är öppningen som berättar läsaren varför brevet är viktigt. Beslut om huvudförklaringen du vill göra för att motivera din begäran om ytterligare resurser och använd det för att starta ditt brev. Det här kan vara ett brett påstående, som att säga att de resurser du begär kommer att bidra till att öka försäljningen eller minska kostnaderna. Därefter ger du stöd för ditt krav i brevets kropp.
Om du till exempel begärt ny programvara för en bokföringsavdelning kan du kanske starta ditt brev med "Jag skulle vilja begära två ABC-programvarulicenser för bokföringsavdelningen, vilket kommer att hjälpa företaget att minska antalet förlorade beställningar och öka företagets intäkter. "Du skulle då förklara att programvaran gör att du kan bearbeta och godkänna nya kunders konton snabbare, resultera i snabbare leverans av beställningar och hjälpa till att samla in fordringar tidigare.
Få stöd
Skriv en lista över de personer som kommer att dra nytta av din begäran än de som direkt använder resurserna. Om du till exempel begär resurser som hjälper dig att utföra snabbare kreditkontroller av potentiella kunder, kommer det att hjälpa din försäljningsavdelning att undvika att förlora kunder som fortsätter att handla till en annan leverantör medan de väntar på godkännande. Kontakta försäljningsavdelningen och be dem om tillstånd att använda deras godkännande av din förfrågan. Leta efter problem som dina nya resurser kommer att lösa och hitta personer som påverkas av dessa problem.
Kör siffrorna
Skriv en lista över hur dina förfrågningar kommer att spara företagets pengar eller öka försäljningen. Även om du begär resurser för något som uppenbarligen har immateriella fördelar, kan du fortfarande hitta ekonomiska fördelar. Om du till exempel vill ha resurser att starta ett hälsoprogram för anställda, träffa din HR-avdelning för att bestämma kostnaden för företaget med frånvaro, sjukförsäkringskrav, anställningsomsättning, arbetskrav och andra produktivitetsförluster som ett hälsoprogram kan minska eller mildra.
Lista de kvalitativa fördelarna
Några fördelar som de begärda resurserna ger kan inte vara lätt att kvantifiera, men dina överordnade kan fortfarande se hur de positivt skulle påverka företaget.Sådana fördelar kan innefatta förbättrad anställdas moral, minskad omsättning, ökad kundtillfredsställelse, minskad kundavkastning och förbättrad produktivitet och effektivitet.
Visa kostnad / fördelförhållandet
Om möjligt, avsluta ditt brev genom att visa kostnadskvoten för din begäran. Ange alla kostnader som är förknippade med din förfrågan, och ange sedan de kvantitativa och kvalitativa fördelar som ger dig de begärda resurserna. Skriv ditt brev med "Berätta för dem vad du ska berätta för dem. Säg till dem. Berätta för dem vad du berättade för dem, "format, börjar med en stark ledning, stödja den i brevets kropp och avsluta med en omgång.
