Företagen hanterar sina finanser med hjälp av ett av två redovisningssystem: periodiserad redovisning eller kontanträkning. Den primära skillnaden ligger i när du "bokar" dina intäkter och kostnader - det vill säga när din verksamhet rapporterar på sin balansräkning, och på dess skatter, att den har fått pengar eller spenderat pengar. Varje system har sina styrkor och svagheter.
Kontanträkning
Kontanträkning, eller kontantbas, är den enklaste redovisningsmetoden. Det liknar hur ett typiskt hushåll hanterar sin kontrollbok. I kontanter bokföring bokar du bara inkomst när du faktiskt får pengar, oavsett när du gav de varor och tjänster som gav intäkterna. På samma sätt bokar du dina utgifter när du faktiskt betalar för varor och tjänster, oavsett när du beställt eller mottog vad du betalar för.
Periodiserad redovisning
I periodiserad bokföring eller periodiserad bokning bokar du intäkter så fort du gör avtalet som kommer att ge intäkten, oavsett när du förväntar dig att pengarna kommer in. Och du bokar dina utgifter så snart du åtar dig skyldigheten att betala för något, oavsett när du faktiskt tar emot det.
I aktion
Säg att du äger en restaurang, och du behöver 100 pounds tomater. Du ringer upp din producentleverantör och lägger en order på 100 pund vid $ 1 per pund. Om du använder periodiseringsmetoden, bokar du den $ 100-utgiften så snart du åtar dig - den dag du beställer tomaterna eller den dag de levereras, beroende på ditt arrangemang med leverantören. Om du är på kontanter, bokar du inte utgiften förrän räkningen kommer och du betalar $ 100.
När det gäller inkomst, säg någon ringer och vill boka din restaurangs bankettrum för nästa fredag, vilket kostar $ 500. På periodiserad basis bokar du $ 500 som intäkter omedelbart. På kontanter måste du vänta tills kunden faktiskt lyfter över pengarna för bokningen.
För-och nackdelar
Periodiserad redovisning ger en bättre känsla av taktiken i ditt företag - vilken juridisk och företagsrådgivningswebbplats Nolo kallar "ebb och flöde av företagsinkomster och skulder". Om du gör stadig verksamhet, eller om ditt företag expanderar eller krymper, kommer det att visas i takt med dina bokade intäkter och kostnader. Periodiseringsredovisning kan emellertid gömma kassaflödesproblem, eftersom din balansräkning visar intäkter som ännu inte har anlänt. Med kontanter bokföring vet du alltid hur mycket pengar du har när som helst. Men det kan ge dig en förvrängd bild av företagets tillstånd, eftersom en "lyckad" månad inte nödvändigtvis är en där du gör mycket inkomstgenererande arbete, utan snarare en där du får betalt för arbete som redan är gjort. Kontant redovisning kan också maskera obetalda skulder.
