Innan åldern av datoriserade finansiella system utfördes alla bokföringsprocesser för hand, med papper och penna. Vissa småföretag använder fortfarande denna gamla metodik, även känd som det manuella bokföringssystemet. Begreppen bakom både manuella och datoriserade system är desamma, endast mekanikerna har förändrats.
fördelar
Den manuella redovisningsmetoden är mycket billigare än ett datoriserat system. Vissa människor är inte bekväma att arbeta med datorer, och fungerar bättre med pappers- och penna systemet. Det manuella systemet fungerar, även om el är avstängd - till skillnad från de flesta datoruppsättningar. En annan fördel med det manuella systemet är att det inte finns några data korruption eller dubbelarbete, vilket ibland händer med bokföringsprogram. Eftersom manuell redovisning är enkel och inte kräver datakunskaper kan företagen anställa anställda för mindre pengar, en stor fördel för småföretag.
Papperskuddar
Innan datoriserade kalkylblad och programvara använde revisorer kuddar av papper som skrivs ut med kolumner. Den första kolumnen till vänster är vanligtvis smal och används för datum, medan den andra kolumnen, bredast på sidan, används för beskrivningar. Redovisningsplattor presenterar fyra eller flera kolumner - varje kolumn separeras av dubbla linjer som går ner på sidan. Kuddarna är ofta tryckta i ljusgrönt eller vitt lager med ett utrymme för varje siffra, vilket minimerar förvirring på grund av handstil. Linjerna på kuddarna speglar affärstransaktioner, såsom försäljning eller lagertransaktioner.
Journals
Tidskrifter används för att underlätta den manuella redovisningsprocessen. Dessa är specifika ändamål för en viss process. Du kan ha en tidskrift för alla dina kvittotransaktioner, till exempel. När en försäljning sker skriver du transaktionen i tidskriften som en enda rad. I slutet av en vecka eller en månad lägger du till transaktionerna och gör en journalpost i huvudboken - en kredit till försäljningen och en debitering till kontanter.
fel
När du använder ett manuellt bokföringssystem måste du ha en strategi för att hitta och korrigera fel på ett effektivt sätt. Vanligtvis hittar du ett fel när du sammanställer ett provningsbalans och det balanserar inte - debeten motsvarar inte krediter. Kontrollera i så fall att saldon på dina tidskrifter och journalposter är korrekta. Du kan köra en kalkylatorband och bifoga den till varje sida i tidskrifterna och huvudboken och se till att totals är korrekta. Du bör också granska försöksbalansen för rimlighet och jämföra siffrorna med ditt sista försöksbalans, leta efter skillnader som kan vara misstag.
