Att starta ett projekt utan en tankeväckande arbetsplan är att starta en vägresa utan karta. Du kan så småningom komma dit du går, men du kommer sannolikt att spendera energi och resurser som slingrar i stället för att kartlägga en direktlinje mot din destination. En tydlig och detaljerad arbetsplan löser inte alla problem som kan uppstå under ett projekt, men det kommer att ge möjlighet att organisera dina tankar, utvärdera dina alternativ och förebygga potentiella problem.
Kartläggningsriktning
En arbetsplan är en praktisk, tidsbegränsad manifestation av en övergripande strategisk plan. Arbetsplanens omfattning är mer begränsad än den stora strategiska planen, som definierar organisationens övergripande syfte och uppdrag. Arbetsplanen ger emellertid perspektiv för de dagliga uppgifterna och sätter dem i ett sammanhang i förhållande till din organisations konkreta mål under planens specifika tidsram. Denna tydlighet kan ge en övergripande känsla av syfte, uppmuntra samarbete mot gemensamma mål.
Utstationering Benchmarks
Din arbetsplan är användbar under hela den period som den täcker, vilket ger milstolpar att bedöma framsteg. En användbar arbetsplan definierar en rad kortsiktiga mål, som ger mätbara mål för att utvärdera framgång. Mätbara mål kan innefatta ett målinriktat antal nya kunder eller tydligt avgränsade faser av produktutveckling som ska slutföras inom en viss tidsram. Dessa mål erbjuder kontinuerlig återkoppling: För det mesta uppnår ett framgångsrikt projekt sina kortsiktiga mål, medan en misslyckad strävan kommer upp kort.
Identifiera hinder
En relevant och välforskad arbetsplan utför den viktiga uppgiften att markera potentiella svårigheter och proaktivt erbjuda lösningar. Processen med att skapa arbetsplanen erbjuder ett tillfälle att ta itu med dessa svåra frågor, och pågående hänvisning till planen kan hålla dessa frågor i förgrunden och tvinga din organisation att ta itu med dem snarare än att förfalla till självförtroende. Om din organisation exempelvis använder föråldrad teknik kan din arbetsplan prioritera att ersätta dessa system med andra som kommer att vara användbara längre in i framtiden.
Säkra ansvarsskyldighet
En effektiv arbetsplan klargör de specifika uppgifter och resultat som varje lagmedlem måste uppnå, vilket banar väg för ansvarighet och framgångsrikt samarbete. Genom att tydligt avgränsa individuella ansvarsområden och deras relation till det större projektet som är igång kan en arbetsplan bidra till att skapa en lyckad balans mellan personliga och kollektiva roller, underlätta kommunikation och gemensam problemlösning. Omvänt kan de ansvarsområden som beskrivs i en arbetsplan hjälpa en organisation att identifiera och ta itu med sina svaga länkar, särskilt de personer som inte uppfyller arbetsplanens riktmärken.
