Ett cateringavtal är mer än en diskussion om mat, dryck och inredning på papper. Faktum är att ett cateringavtal är ett juridiskt och bindande skriftligt avtal som beskriver serviceförväntningar mellan en matleverantör och en kund. Ett välskriven cateringavtal ger en tydlig förståelse för skyldigheter, tidsplaner och betalningsförväntningar för båda parter som ingår avtalet. När du skriver ditt eget cateringavtal, var noga med att hantera alla förväntningar på matservice, rutiner, avgifter, ansvarshänsyn och leveransdatum för din cateringaffär.
Samla viktiga kunduppgifter som behövs för att utföra och skriva cateringavtalet. Utarbeta ett formulär som begär följande information från kunden: kundens namn, adress, telefonnummer och e-postadress, funktionsdatum och specifik plats, funktionsens starttid och förväntad varaktighet och antalet gäster som förväntas - vuxna, barn, och säljare som fotografer och DJs. Lägg in denna information i de första styckena i kontraktet, och välj sedan formuläret för framtida referens.
Inkludera en detaljerad kostnadsuppdelning av mat och andra tjänster som tillhandahålls av cateringfirman. För att förhindra missförstånd mellan cateringfirman och kunden, lämna följande information: ett förhållande mellan personal och servrar till gäster, meny och typ av tjänst som tillhandahålls (buffé, middagsupplevelse eller en kombination av tjänster) timmarsats för personal, typ av dryck som serveras och eventuella andra händelse detaljer, samt den beräknade totala kostnaden för evenemanget.
Skissera alla kostnader för livsmedelsservice per person, uthyrning, inklusive uthyrningsavgifter, installationsavgifter, städavgifter, övertidsavgifter, delstorlekar, avgifter för ytterligare gäster och avskräckande kontokostnader. Notera också några speciella tjänster, såsom flammande matar eller konstruktion och hällning av champagne toppar och eventuella tillhörande avgifter. Om kunden förväntar sig att tillhandahålla alkoholhaltiga drycker, bör kontraktet notera eventuell corkageavgift.
Lägg in ett avtalsavtal i kontraktet som inkluderar alla kostnader som nämns ovan, samt skatt och gottgörelse. Samma klausul ska innehålla ett betalningsschema. Standardhushållskontrakt innehåller en avbetalnings eller fastighetsavgift för att täcka grundläggande kostkostnader och inleda avtalet. Dessutom förväntas slutbetalning av det beräknade priset normalt senast tre arbetsdagar före händelsen - det exakta datumet bör anges i ditt kontrakt. Ange också ett datum kort efter evenemanget för slutlig avräkning av avgifter som extra gäster, övertid, brott etc. Ditt kontrakt bör tydligt ange din policy angående acceptabla betalningsformer, till exempel kontanter, kreditkort, check eller certifierade medel för din cateringtjänster.
Händelsesinformation kan ändras oväntat, och du bör förhandla om villkor för återbetalning eller upphävande av cateringavtalet. Inkluderar en klausul som beskriver avtalets avgångsvärld skyddar cateringföretaget och kunden från löpande ansvar och avgifter. Bestäm villkoren för återbetalning av insättningen eller bedömningen av tilläggsavgifter för att avbryta cateringavtalet.
Beskriv de steg som krävs för kontraktsbrott. Innan du undertecknar avtalet, se till att båda parter är medvetna om vem som är ansvarig för advokatavgifter vid en rättegång. Inkludera även ett alternativ att söka medling för konfliktlösning om du vill undvika dyra juridiska avgifter.
tips
-
Undvik uppmaningen att skapa ett ledigt och vänligt kontrakt. Catering någon funktion kostar mycket tid och pengar, och du måste vara säker på att du är korrekt betald för maten du tillhandahåller och de tjänster du utför. Om du till exempel försummar att inkludera en avsättning för att klienten ska betala för bartenderns övertid och evenemanget är sent, kommer dina bartenders betala övertid, men det kommer att komma ut ur dina pengar, inte kundens.
Varning
Om din kunds check returneras obetald av någon anledning kommer din bank att debitera dig en avgift. Ditt kontrakt bör innehålla en avgift för betalningar som inte hedras av kundens bank- eller kreditkortsföretag.
