"Arbete" brukade betyda den plats du gick varje dag så mycket som det menade vad du gjorde där. "Att gå till jobbet" menade att klä upp sig, gå ut genom dörren och ta en bil eller kollektivtrafik till en byggnad där du tillbringade hela dagen inuti, kanske kanske ute för lunch. Idag arbetar många människor från ett bord i sin lokala kafé eller i matsalen, eller ett skrivbord som sitter i det som brukade vara ett sovrum. Men de är inte frilans eller egenföretagare. De ansluter med medarbetare runt om i landet eller till och med världen lika enkelt som att gå in i nästa bås. Välkommen till den virtuella verksamheten.
Virtual Business Definition
Betydelsen av frasen "virtuell verksamhet" har förändrats dramatiskt genom åren. Så sent som för 10 år sedan kunde ett företag kallas virtuellt om de outsourcade något av sitt arbete till personer som arbetade i en annan stad. Andra fick vissa jobbpositioner att ha "virtuella lag" tillsammans med sina inhemska lag. Buzzwords av tiderna var "distansarbete" och "telekommunikation". Mer nyligen har buzz handlat om att tillåta vissa anställda att "arbeta på distans".
Idag blir fler företag kända som "100 procent virtuella". Det betyder att det inte finns något huvudkontor att gå till, och alla i företaget arbetar på distans, vanligtvis på egen hand snarare än i grupper. Anställda sprids ofta över hela landet, och även i andra länder. Deras läge är inte viktigt så länge som de har en telefon och konsekvent tillgång till internet.
Vissa kan inte föreställa sig att inte ha en tegelsten där alla går till jobbet. Men det fungerar så bra för andra att fler och fler företag börjar skjuta för att bli 100 procent virtuella.
Hur fungerar ett virtuellt företag?
Kommunikation är nyckeln till att göra det virtuella företagets arbete bra. Det är vanligt idag att folk kan kontrollera deras e-post och ringa flera gånger om dagen, var de än befinner sig. En av de viktigaste fördelarna med smarttelefontekniken är att kunna hålla kontakten lätt när du är på språng. Virtuella medarbetare behöver för vana att söka efter meddelanden flera gånger varje dag. När en kund, kollega eller chef säger "Jag skickade ett mail till dig," kan svaret inte längre vara "Jag har inte sett det, jag är ute av kontoret." Åtminstone bör svaret vara "Låt mig kolla min email."
Tidigare, när en anställd ville arbeta hemifrån, var chefer och till och med medarbetare misstänksamma på hur mycket arbete som gjordes. Daglig kommunikation tar bort den rädslan. Medarbetare kan enkelt berätta för varandra vad de jobbar med och hur mycket de har uppnått samt att checka in med sina chefer.
Filer kan delas via e-post. Visualer som diagram, grafer och konstverk kan skannas och skickas i en fil direkt från en smartphone. Med handlingar framför varje inblandad person kan de hålla ett konferenssamtal för att diskutera det som om de alla var i ett konferensrum tillsammans. Det behöver inte ens vara ett formellt konferenssamtal. Två personer som har en konversation kan bara lappa i andra som de vill prata med.
Precis som medarbetare och chefer i ett fysiskt kontor skulle vara oroade om någons skåp satt oanvänd för dagen utan att arbetstagaren ringde in sjuka eller låta någon veta att de var ute hos en kund, skulle ingen i en virtuell verksamhet vara oförklarad för under dagen.
Det krävs viss viss förtroende i virtuellt företag. Förvaltningen bör inte spendera hela sin tid att hålla reda på människor. Poängen är att vara produktiv, var du än är. Och det är lätt att skilja. Om arbetet görs på tidsfristen, är arbetarna produktiva. Många virtuella företagsägare eller chefer säger att företagets produktivitet ökat när de blev ett virtuellt företag.
Anställa rätt anställda
Inte alla människor kommer att göra det bra i en virtuell affärsmiljö. Vissa människor behöver gå igenom dörren på sin arbetsplats för att komma in i tankegången att vara "på jobbet". De gillar att ha hummen av upptagna människor runt dem. De kan inte vara lika produktiva som sittande, ensamma i ett rum och den lokala kaffebaren är inte en bärbar ersättning för dem.
Vissa personlighetsdrag indikerar att en person troligen kunde fungera bra i ett virtuellt företag:
- Oberoende och självförtroende arbetar på egen hand.
- Självstyrd, tar initiativ utan att bli tillsagd.
- Passionerad om jobbet, och vill arbeta.
- Trovärdig, lojal och dedikerad.
Frågan är naturligtvis hur känner du igen dessa egenskaper hos sökande? Börja med nuvarande anställda. Du känner de som arbetar bra självständigt och de som kommer till dig för godkännande på allt. De som har bott på jobbet i flera år, och är produktiva snarare än att bara sätta i tid, är lojala och dedikerade. Du kan lita på att de får jobb, och det finns ingen anledning att förvänta sig att de inte kommer att fortsätta sin arbetsetik när de arbetar praktiskt taget.
När du intervjuar nya sökande för virtuella jobb är egenskaperna av självständighet, självriktning, passion och trovärdighet ett bra sätt att begränsa dina val. Då gör du vad du alltid har gjort när du anställer: Gå med din tarm.
Fördelar och nackdelar med ålder
Många säger att yngre arbetstagare som brukar göra så mycket som möjligt online är idealiska för att arbeta i ett virtuellt företag. Så kallade Millennials, till exempel, som Pew Research Center nyligen bestämde föddes mellan 1981 och 1996, passar den beskrivningen.
Etiketter kan vara farliga, dock. Visst är de flesta människor i det åldersområdet tekniskt benägna. Inte bara vet de teknik, men de anpassar sig också enkelt till ny teknik. Men först och främst är det ett stort åldersintervall. För det andra måste personlighetstreken fortfarande övervägas.
Bara du kan bestämma hur mycket erfarenhet som krävs för varje jobb, och till viss del upplever erfarenheten ålder. Någon som är 22 och fräsch ute på college kommer förmodligen inte att ha en 35-årig mognad och definitivt inte upplevelsen. En ny grad kan dock ha en passion för arbetet och överflöd i allmänhet som kan gå långt i vilken arbetsmiljö som helst.
Det är dock riskabelt att anta att virtuella anställda måste vara unga. Äldre arbetstagare, till exempel de så kallade "baby boomersna" födda mellan 1946 och 1964, anses ofta vara ur deras element där tekniken berörs. Självklart är det naturligt att hålla fast vid den bekanta. Men det betyder inte att alla sökande av "en viss ålder" inte kan vara utmärkta virtuella anställda.
För det första är vissa mycket bra med teknik och älskar det. De som inte kan lära sig vilka enheter ditt företag använder. För det andra har äldre arbetstagare en tendens att stanna längre och kanske vara mer lojala och engagerade i allmänhet. Även de som är på eller nära pensionsåldern brukar vara glada att arbeta. De letar inte efter kampanjer eller använder jobbet som en stepping stone.
Om både yngre och äldre arbetstagare kan få fördelar till ett virtuellt företag, glöm inte de i mitten heller. Faktum är att ålder är förmodligen den minsta faktorn att tänka på när du anställer virtuella jobb. Att ha anställda i alla åldrar erbjuder stora fördelar. Yngre arbetare brukar vara glada att visa hur man använder teknik för alla som behöver hjälp. Äldre arbetstagare har många års erfarenhet och kunskap som de kan dela för att ge insikt i många arbetssituationer.
Jobb som fungerar bra i stort sett
Medan nästan alla jobb kan göras i stort sett kan vissa kategorier anpassas lättare. De som framgångsrikt har anställt virtuella arbetstagare, heltid eller deltid, inkluderar:
Kreativ: Företag som är centrerade kring kreativ konst och skrivning, som reklam och publicering, har alltid vänt sig till specialister utanför sitt företag när behovet uppstod. De hade inte råd att behålla begåvade konstnärer på personal, och att arbeta med dem fick nästan dem att anställa människor med olika specialiteter och talanger för varje uppdrag.
Finansiera: Jobb som är huvudsakligen nummerbaserade, som revisorer och finansiella planerare, kan göras från var som helst. Skicka dem enkelt filer eller finansiella dokument med korta förklaringar, och de kan ta det därifrån. De är vana vid att arbeta ensam och vanligtvis inte människor som behöver ha andra runt dem för att vara produktiva.
försäljning: Utanför säljare har alltid varit betrodda att arbeta medan de inte är på kontoret. Det är där deras kunder och framtidsutsikter är. Det är lätt att berätta om de är produktiva genom deras försäljningsnummer.
Internet: Kärnan i internetjobb gör dem idealiska för virtuella affärer. Webbdesigners, programutvecklare eller något jobb gjort för internet kan göras praktiskt taget.
Utbildning: Högskolor och till och med gymnasier har haft online-lektioner under en tid, och vissa är nu helt online. Vem har inte tagit en utbildningsklass online? Det blir det mest populära sättet att träna för allt, oavsett om det är ett nytt jobb, en ny produkt eller en ny procedur. Många handledningssällskap erbjuder online handledning, även när student och lärare är tusentals kilometer ifrån varandra.
Kundservice: Många företag har virtuella kundservice reps. Kunden föreställer sig förmodligen att de ringer till en fysisk avdelning i företaget, men det finns ingen anledning att reps inte kan arbeta hemifrån. Allt som behövs är en telefon, internetanslutning till en kundservicemanual, telefonförlängningar om de behöver överföra samtalet och möjligheten att använda ett headset där de är.
Kundtjänst: På samma sätt som kundservice svarar "help desk" frågor för ett IT-företag eller någon som kan behöva förklara detaljer för en förvirrad kund. Det skrivbordet kan vara var som helst du kan sätta en bärbar dator och en person.
Många jobb kan anpassas för att fungera nästan eller en kombination av att komma ihop personligen och arbeta på distans. Naturligtvis kräver industrier som tillverkning, där fysiska produkter görs på en anläggning, att arbete utförs på platsen. Men det betyder inte att försäljningen, administrationen, ekonomin och förvaltningen av anläggningen inte kan göras praktiskt taget.
Virtuell företagsadress
Om du vill ge intrycket av att ha ett fysiskt kontor eller helt enkelt ge dina kunder plats att skicka mail och paket, tillhandahåller många företag denna tjänst. De debiterar vanligen månadsvis baserat på hur mycket mail du får. De ger dig en gatuadress, möjligheten att se ditt mail online och bestämma vad du ska göra med varje bit. Alternativ varierar från att strimla det för att vidarebefordra det fysiskt till en adress du anger.
Virtual Business Management
Chefer och ägare måste också anpassa sina tankar för att framgångsrikt driva ett virtuellt företag. Den bästa ledningsstilen för alla, inklusive chefer, är en blandning av kommunikation, flexibilitet och förtroende.
Många företag inrättar en form av "alla händer möte" att ske regelbundet. Kanske är det ett måndagsmorgon konferenssamtal för att diskutera varje persons mål för veckan. Eftersom du inte ber dem att dyka upp personligen ska alla som inte är sjuka kunna "delta" i ett konferenssamtal.
Bestäm hur du vill att varje anställd ska rapportera in, och när, under resten av veckan. Om du berättar för alla anställda att ringa dig varje dag för att berätta var de är och vad de gör är ditt arbete stört av telefonsamtal hela dagen. Be dem att skicka e-post till dig med informationen så att du kan läsa den för din bekvämlighet. En veckot checklista som innehåller alla namn kommer att vara lätt att avmarkera när var och en rapporterar den dagen.
Men det finns ett extra element av förtroende som krävs av chefer i ett virtuellt företag. Du kan inte se ut och se vem som är i sina bås vid något tillfälle. Du måste kunna lita på att medarbetarna gör vad de säger att de gör. Om produktiviteten är densamma eller bättre än den var, arbetar ditt virtuella företag.
