Rapporter är den vanligaste metoden att sprida information i näringslivet. Faktiska rapporter analyserar och beskriver en situation och innehåller en stor mängd exakta uppgifter. Framgångsrika rapportskrivare vet att skrivandet av rapporten bara är slutet på processen. De planerar sin rapport, de anser sitt syfte och vem ska läsa det och de bestämmer vad som ska sättas in och hur man organiserar det effektivt. En välskriven och välpresenterad faktuell rapport är resultatet av en noggrant planerad process.
Identifiera läsaren och ställa in mål
Tänk på läsarens kunskap
Tänk på vad läsaren redan vet. Vanliga problem i faktiska rapporter överskattar och underskattar läsarens kunskaper. Det är lätt att överväldiga människor med jargong eller borra dem med förenklad information. Försök att ta reda på hur mycket din läsare redan vet och kommunicerar på lämplig nivå.
Förstå din läsarens intressen
Tänk på läsarens inställning. Läsaren kan ha speciella intressen, gillar eller ogillar. Förstå vad din läsare verkligen vill ha. Leverera en rapport som kommer att vädja till deras attityder eller det får inte läsas. Reflektera om den person som läser rapporten kommer att göra det baserat på förutbestämda idéer om innehållet.
Bestäm vilken kunskap läsaren behöver
Bestäm vilken faktisk kunskap läsaren behöver. Tänk i vilken utsträckning du behöver ge bakgrundsinformation eller definiera tekniska termer.
Tänk på de önskade fakta
Titta på vilka fakta läsaren vill lära sig. Tänk på hur de faktiska uppgifterna du presenterar kommer att leverera detta. Ibland kan processen visa att en rapport inte alls är nödvändig eller att målet bäst kan tillgodoses på annat sätt.
Material, struktur och stil
Välj material noggrant
Välj ditt material noggrant. Håll det enkelt och motivera dina slutsatser. Förenkla så mycket som möjligt. Kassera främmande material och fokusera på det väsentliga. Motivera dina slutsatser med fakta och ange var du fann dem. Bygg fakta i ett logiskt och konsekvent fall så att din läsare kan komma fram till samma slutsatser.
Planera rapportens struktur
Planera rapportens struktur. Fakta bör vara en uppsättning riktningar som tar läsaren till din slutsats. Börja med att dela din rapport i större delar. Varje ämne kan delas upp på detta sätt. Dessa underavdelningar kan bli rubrikerna i din rapport.
Gör en lista under varje rubrik av alla punkter du vill ta upp och notera informationen du behöver för att stödja dem. Ordna punkterna i en logisk sekvens som uppfyller dina mål.
Applicera en lämplig stil
Applicera en lämplig stil. Även om rapporter följer strikta konventioner finns utrymme för personlig stil. Effektiva rapporter använder sig av en utarbetande och omarbetningsprocess. Välj terminologi som är bekant för din läsare. Tekniska termer är användbara för medarbetare men kommer att vara förvirrande för andra.
Använd lämpliga presentationsmetoder
Använd lämplig presentationsteknik. Rapporter innehåller tabeller, diagram, stapeldiagram eller andra diagram för att presentera data.
Följ konventionen om rapportskrivning
Förbered en titel sida
Förbered en titel sida. Det innehåller normalt titeln, undertexten, datumet, författarens namn och position i företaget. Det kommer också att indikera vem som får den faktiska rapporten. Det kan också innehålla ett referensnummer eller någon annan form av klassificering.
Skriv en sammanfattning
Skriv en sammanfattning. Detta är särskilt nödvändigt om rapporten är lång. Det ger upptagna människor rapporten i sin helhet utan att behöva läsa allt. En attraktiv sammanfattning kan motivera människor att läsa hela rapporten.
Inkludera en innehållssida
Inkludera en innehållssida. Det här är en separat sida som innehåller huvuddelen eller kapitlen, delsektionerna och bilagorna. Det ger också sidnummer och bör ange förhållandet mellan sektioner.
Skriv en introduktion
Använd en introduktion för att förklara syftet med den faktiska rapporten. Detta ger bakgrundsinformation och förklarar varför det är nödvändigt. Introduktionen anger målet för rapporten, de personer den har skrivits för och dess omfattning.
Organisera rapportens kropp
Organisera rapportens kropp. Detta innehåller dina detaljerade fakta och resultat, visar hur de anlände och indikerar de konsekvenser du har gjort. Leverera dina slutsatser. Sammanfatta de viktigaste faktiska punkterna i din rapport och ge en bedömd dom mot dem.
tips
-
Försök att få kopior av andra rapporter skrivna för den avsedda publiken. Detta ger dig en klar uppfattning om vad som förväntas av dig.
