Syftet med en konferensbroschyr är att locka delegater till en händelse och låta dem veta konferensschemat. Broschyren bör därför innehålla information om arenan, högtalarna, researrangemang och andra viktiga fakta. Kopian ska vara tydlig, informativ och övertygande, uppmuntra läsarna att reservera sina platser så att de kan dra nytta av personligen eller professionellt. En introduktion från en framstående talare eller ledande befattningshavare ger en användbar översikt över evenemanget, samt ett välkommet till potentiella delegater.
Målgrupp
Konferens arrangörer syftar sina evenemang till specifika grupper, så ta reda på mer om målgruppen för att säkerställa att broschyren ger relevanta fördelar. Publiken kan vara så olika som lärare, ledande befattningshavare från bilindustrin eller allmänheten som är intresserade av countrymusik. För att hitta information om publiken, fråga arrangörer för publikprofiler av tidigare händelser. Arrangörer undersöker deras publik, frågar demografisk eller företagsinformation och publicerar profiler för att visa kvaliteten på deras evenemang till delegater, presentatörer och sponsorer.
Fördelarna för delegerade
Broschyren måste ge delegater med stora fördelar för att delta. Affärsmedlemmar måste kunna motivera ledig tid och privata deltagare vill veta att de kommer att få värde för att spendera sina egna pengar. Identifiera fördelarna för målgruppen. Konferensen kan ge ett unikt tillfälle att höra världsberömda högtalare, se demonstrationer av de senaste produkterna eller förbättra kompetensen genom att delta i högkvalitativa träningssessioner. Fördelarna kan vara mindre konkreta, till exempel möjligheten att nätverka med andra människor i en bransch, kanske med ett öga på att landa ett jobb eller göra en försäljning.
Logistisk information
Omfattande information om konferenslogistiken är nödvändig. Enligt det amerikanska konferensinstitutet täcker de frågor som ofta diskuteras av konferensdelegater ämnen som registrering och betalning, rese- och cateringarrangemang, boende och avbokningar. För att göra det lätt för läsarna att anmäla sig till evenemanget, inkludera fullständiga registreringsuppgifter. Ange kostnaderna för att delta, inklusive eventuella rabatter för tidig registrering. Ge kontaktuppgifter till läsare som kan behöva ytterligare information och låta delegater veta när de kommer att få välkomstpaket.
Konferensprogram
Ställ in konferensprogrammet med tidtabeller och detaljer för varje session för att hjälpa delegater planera sin tid på konferensen. Låt delegaterna veta mer om konferensformatet, vilket kan innehålla presentationer, rundabord, workshops och utställningar. Biograferna av presentatörerna hjälper delegaterna att välja de sessioner de vill delta och ange status eller kvalitet på evenemanget.
Underhålla kommunikation
Konferensbroschyren är bara ett element i ett pre-konferensprogram. Enligt Inc. bidrar inläggsinformation och händelse nyheter på sociala medier att behålla intresse som händelsen kommer närmare. Meddelanden om extra högtalare eller speciella händelser kan till exempel skapa en buzz runt händelsen och minska risken för att delegater släpper ut.
