Företagen samlar ofta lag för att uppnå en specifik uppgift eller ett mål. Projektet fortskrider genom flera steg och utvecklingen övervakas löpande. Projekten styrs genom en rad faser, från att definiera projektet till utvärdering av projektets framgång. Definitionen eller initieringsfasen börjar processen, med gruppmedlemmar identifierade och en projektledare vald. Under planeringsfasen anges mål och ansvar ges. Övervakning sker under genomförandefasen när projektets arbete är genomfört. Slutfasen av utvärderingen kommer när projektet är klart och en bedömning görs för att se om målen uppnåddes.
Övervakningsinformation
Vid genomförandefasen när projektets verkliga uppgifter pågår, är det viktigt att övervaka informationen för att hålla reda på vad som uppnås. Projektledaren kan underlätta projektet genom att kommunicera med gruppmedlemmar och kunder. Genom ledande övervakning kan lagledaren se till att enskilda deltagare stannar kvar med den ursprungliga planen för projektet och fortsätter fokusera på förutbestämda mål. Projektledaren tar noggranna anteckningar för att följa alla aspekter av projektet och ta itu med eventuella problem som uppstår.
Övervakning Progress
Tidskontrollövervakning utförs av projektledaren för att se till att tidsfristerna uppfylls när projektet går framåt. Tidskrifter används för att övervaka den tid enskilda gruppmedlemmar spenderar på uppgifter inom projektet. Teamledaren kan identifiera och lösa eventuella tidshanteringsfrågor som uppstår.
Övervakning av budgeten
Kostnadshantering utförs av projektledaren för att se till att projektet kommer in på eller under budgeten. Kostnader inom projektet identifieras och kostnaderna godkänns innan ett köp görs. Projektledaren håller en central redogörelse för alla kostnader som projektet medför. Han kan då avgöra om kostnaderna är tillräckligt budgeterade och, om inte, ge särskilt godkännande för nödvändiga utgifter.
Övervakningskvalitet
För att effektivt övervaka kvaliteten när projektet fortskrider måste laget och projektledaren sätta upp kvalitetsriktlinjer före genomförandefasen. När lagledaren vet hur kvalitet ska mätas kan han vidta åtgärder för att mäta kvaliteten på teamets produktion, identifiera eventuella kvalitetsproblem och göra nödvändiga förbättringar.
