Batching av leverantörsskulder är processen att aggregera fakturor som ska betalas in i grupper eller satser och göra en inmatning i bokföringen för hela satsen av fakturor, i motsats till enskilda journalposter för varje betalningsmottagare. Batching är en vanlig teknik som används för att minska journalposter, och det bidrar till att redovisningssystemet fungerar mer effektivt. Batchingprocedurer har emellertid också nackdelar.
Minskning av transaktioner
Den primära fördelen vid batching leverantörsskulder är en minskning av poster i bokföringssystemet. Företag med ett stort antal transaktioner med låga dollarvärden kan snabbt se tusentals debiteringar och krediter på bekostnadskonton. Denna detaljnivå i skuldbokföringsboken är onödig och skapar en bearbetningsbelastning för det datoriserade redovisningssystemet. Genom att satsa transaktioner dagligen eller vecka, lindras denna börda.
Skapande av en revisionsspår
När transaktioner delas dagligen och betalningar görs via tråd, är det enkelt för bokföringscheferna att förena dagliga utbetalningsbelopp till kontoutgångens kassaflöden, eftersom bankredovisningar ofta anger dagliga transaktionsintäkter. Vidare kan slumpmässiga val av betalda fakturor göras och spåras i satser och kontoutdraget för att säkerställa att registrerade belopp är korrekta.
Snabb analys
Daglig och veckovis sändning av transaktioner gör det möjligt för revisorerna att snabbt analysera trenden av betalningsbelopp per dag. Varje betalningssats representerar samma tidsenhet; Outliers upptäcks enkelt genom att notera dagliga satsuppgifter och undersöka höga eller låga belopp. Batching gör det emellertid svårare att upptäcka individuella onormala utflöden. Om företaget är oroad över att stora kontantbetalningar görs utan tillstånd, kan handledare införa policy för att inkludera dubbla signaturer på stora mängder.
Svårighetsgrad i försoning
En eventuell nackdel med att samla kundfordringar kan vara svårt att förena. Om företagsrevisorer inte är flitiga för att registrera vilka transaktioner som utgör varje parti, kan betalningsavstämning vara svår, om inte omöjlig. Om denna svaghet finns kan det vara lätt för anställda att begå bedrägeri eller säljare att bestrida att de har fått betalning.
