Många företag utfärdar kontroller från sin avgiftsskyldiga avdelning för att uppfylla finansiella skyldigheter. Dessa finansiella åtaganden innefattar leverantörsbetalningar, räntebetalningar till långivare eller statliga skatteskulder. Kontoförvaltningsavdelningen får en faktura eller en kontrollförfrågan, som den använder för att säkerhetskopiera betalningen. Kontroller erbjuder flera fördelar för företagen.
Pappersspår
En fördel med att använda kontroller innefattar pappersspåret som lämnas av kontrollen. Varje check skapar ett pappersdokument som beskriver vilka betalningar som betalades, vilken dag betalningen gjordes och betalningsbeloppet för dollar. Företaget kan granska när kontrollen rensade banken tillsammans med information om vem som undertecknade checken. Den pappersspår som skapas av kontrollen gör det möjligt för företaget att behålla sin rekordhållning. Vissa företag använder dubbla kontroller, behåller en kopia av checken för egna poster. Anställda hos dessa företag kan hänvisa till tidigare kontroller när frågor uppstår.
säkerhet
Papperskontroller erbjuder fördelen med ökad säkerhet för skickade betalningar. Endast den angivna mottagaren kan presentera en papperskontroll för betalning. Om mottagaren nekar mottagandet av checken kan företaget kontakta banken för att verifiera vem som presenterade checken. Eventuella avvikelser kan lösas direkt med banken. Även vissa småföretagare kan överväga att betala leverantörer eller långivare med kontanter. Kontanter ger inget skriftligt bevis för att betalning gjordes och lämnar företagsägaren öppen för att debiteras igen för beloppet.
Kontrollera
Papperskontroller ger affären möjlighet att kontrollera de betalningar som gjorts. Det finns flera kontrollåtgärder i kontoförvaltningsavdelningen för att säkerställa att kontrollerna skrivs till rätt mottagare för rätt belopp. En anställd kan godkänna en check som ska skrivas efter att ha granskat säkerhetskopieringsdokumentationen. En annan anställd skriver faktiskt kontrollerna. En chefschefer undertecknar kontrollerna. Detta ger tre anställda möjlighet att delta i checkbetalningsprocessen, vilket minimerar risken för fel eller bedrägeri. Företagen använder också förnumrerade kontroller. Förnumrerade kontroller gör det möjligt för företaget att identifiera saknade kontroller omedelbart och vidta åtgärder för att förhindra att kontrollerna tas ut.
Flyta
En sista fördel med att använda kontroller innefattar flottören. Float avser den tid som passerar när företaget skriver ut checken tills pengarna lämnar företagets bankkonto. I många fall existerar flottören endast för en dag. Bolaget tjänar dock intresse för den extra dagen innan checken presenteras för betalning.
