När hyresvärden byter kontorspersonal, är det tillrådligt att ge hyresgästerna de förändringarna, särskilt för personal som ofta interagerar med hyresgästerna. Det är lätt att underrätta hyresgäster för bemanning och andra väsentliga förändringar per brev.
Samla en lista över namn och adress till alla hyresgäster som kommer att påverkas av förändringen. Till exempel, om du hyr utrymme på flera platser och därmed arbetar mer än ett hyreskontor, behöver du bara kommunicera förändringen med de hyresgäster som hanterar hyreskontoret där förändringen sker. Om du bara har ett kontor, varnar du alla hyresgäster.
Förbered brevet på företagets brevhuvudtopp gör det "officiellt" och datum det för det datum du förväntar dig att de flesta bokstäver distribueras. Använd mailmerge-tekniken för att anpassa varje brev, eller du kan använda ett mer generellt format genom att adressera varje brev "Kära Hyresgäst".
Innehållet i brevet bör vara kort och affärsmässigt och i allmänhet bör ta två stycken innehåll, plus en avslutande paragraf. Anmäl personaländringen i första stycket. Om den nya personalen kommer att anta alla avgångspersonalens uppgifter, säg så, uppge uppgifterna: "Jennie Smith lämnar företaget den 12 mars och kommer att ersättas av Mary Jones, som kommer att ansvara för hyresgästklagomål, underhåll begär, samla hyror och svara på alla relaterade frågor."
Å andra sidan, om de uppgifter som tidigare utförts av den avgående arbetstagaren kommer att fördelas mellan befintlig och / eller ny personal, gör det tydligt i första stycket. till exempel: "Jennie Smith lämnar företaget den 12 mars och kommer att ersättas av Mary Jones, som kommer att ansvara för hyresgästklagomål och underhållsförfrågningar. Joe White tar över ansvaret för att samla hyror och svarar på alla relaterade frågor."
I andra stycket ingår alla relevanta datum; i många fall lämnar en personalare en fredag och ersättaren rapporterar följande måndag. I andra fall finns det en kort överlappningsperiod medan den avgående arbetstagaren utbildar den nya. Stäng andra stycket genom att ange att från och med datumet för förändringen framåt ska alla relevanta frågor, kommentarer och problem riktas till de personer som är ansvariga för dem och namnge dem igen. Till exempel, "Från och med den 15 mars, tackar du klagomål och underhållsförfrågningar till Mary Jones, och kontakta Joe White för allt att göra med hyra."
I sista stycket informerar hyresgästerna om att de borde gärna kontakta dig om några frågor, kommentarer eller frågor. Skriv brevet "Med vänliga hälsningar", följt av ditt namn.
tips
-
Hyresvärdar eller deras personal kan hand-leverera eller maila dessa typer av bokstäver; växelvis kan de delas ut med hyresintäkter.
Motstå trängseln att vara chummy och ge för mycket information, även när saker är uppenbara. "Jennie Smith lämnar för att få en bebis" eller "Jennie Smith gifter sig och går på sin smekmånad, och kommer då att flytta ur staten" båda är exempel på att ge alltför mycket information. Låt Jennie dela med sig av sin information med vem hon väljer och begränsa ditt brev till vad som är nödvändigt för verksamheten.
