Datoriserade bokföringssystem har blivit så vanliga att det knappast är meningslöst att föreställa sig moderna alternativ baserade uteslutande på handskrivna ledgers och old school add machines. Men det är lätt att bli alltför beroende av datoriserad redovisning. Innan du dyker djupare in i tekniska lösningar, överväga de potentiella fallgroparna att låta en maskin och ett programvara lagra all din data och beräkna viktiga numeriska relationer.
Kvaliteten på informationen
Kvaliteten på den information som ett datoriserat bokföringssystem tillhandahåller beror på kvaliteten på informationen du anger. Du kan ange varje enskild check, kvitto och faktura i QuickBooks, men om du inte har konfigurerat ditt QuickBooks-diagram över konton för att korrekt återspegla ditt företags komplexa, kommer dina ansträngningar att ge endast delvis eller irrelevant information. Om ditt företag exempelvis arbetar med flera typer av konton som online-återförsäljare, tegel- och murbruksaffärer och direktförsäljning till kunder, kommer dina bokföringsuppgifter inte att vara särskilt meningsfulla om du inte spårar dessa kategorier separat.
Det mänskliga elementet
Även om datoriserade bokföringssystem använder teknik för att beräkna summan och lagra information, måste dessa uppgifter anges av människor, och dessa människor måste utbildas. Utbildningspersonal på program kan vara dyrt, och kunskap behöver uppdateras regelbundet eftersom datoriserade bokföringssystem ändras, ibland varje år. Fel inträffar i många steg i inlärningskurvan, och ett datoriserat system med formler som bygger på varandra är sannolikt att sammansätta till synes enkla fel, vilket gör källan till ett problem ännu svårare att hitta.
Teknikkostnader
Praktiskt taget alla aspekter av ett datoriserat redovisningssystem är kostsamma. Datorer är exponentiellt dyrare än papperslådor, och den programvara som krävs för din bokföringsdata lägger till ytterligare en kostnad som ofta måste förnyas eller uppdateras årligen. Du kan också behöva täcka ut pengar för reparationer, eller anställa proffs för träning, anpassad programvara eller för att eliminera speciellt komplicerade olyckor.
Säkerhet och Permanens
Datoriserade bokföringssystem är sårbara för säkerhetsproblem. Cloud-baserade system lagrar ditt företags information på distans, där det kan hackas. Ditt system kan vara infekterat med ett virus som förstör eller korrumperar information. Datorer kraschar regelbundet, så om du inte är särskilt noggrann om att säkerhetskopiera filer kan du förlora många timmars arbete. Så medan datoriserade bokföringssystem organiserar information och gör beräkningar snabbt och effektivt kan de skapa en falsk känsla av säkerhet. Grunden är att de aldrig helt kan stå för direktkunskaper om system eller förstklassig förståelse för detaljerna i din operation.
