Förbättra dina chanser att få ett positivt svar på din mötesförfrågan genom att först sätta dig i mottagarens skor. Många anser att ansträngningarna att möta dig är en tidskrävande utsikter. De vill veta vad de kommer att få ut av det, vilket innebär att deras arbete blir enklare, snabbare eller mer lönsamt. De svarar också bra på en fri förmån, en trevlig måltid eller en presentgåva som är lämplig för sin verksamhet. Detta är särskilt sant med e-postkommunikation, eftersom din mottagare antagligen tar emot dussintals e-postmeddelanden varje dag.
Skriv en ämnesrad som sticker ut. Till exempel: "Låt oss träffas för att diskutera ditt konto med XYZ Company" gör ditt mail omedelbart relevant och kommer sannolikt att öppnas. "Hej, låt oss prata" är den typ av ämnesrad som sannolikt kommer att få din email raderad eftersom den inte ger någon information och är för informell och personlig för de flesta affärsrelationer.
Hälsa din mottagare på lämpligt sätt. Använd "Kära Mr Jones" om du inte känner varandra. "Kära Bob" eller "Hello Bob" är vanliga hälsningar i affärskort. Att inte använda en hälsning kan göra ditt e-mail verkligt opersonligt och en del av en masspostning, om du inte känner varandra väl.
Kom till saken. Om du inte känner varandra kan du skriva en mening som introducerar dig själv som "Jag har fått ditt konto på XYZ" eller "Jag svarar på din fråga på XYZs hemsida och vill träffa dig för att demo vår programvara. " Håll ditt meddelande så kort som möjligt samtidigt som du skickar nyckelfakta.
Föreslå ett par datum, tider och platser. Ett bra sätt att göra detta är: "Jag kan träffas antingen tisdag eller onsdag, på mitt kontor eller ditt. Är det här bra för dig och vilken tid skulle vara bäst?"
Ange att du ringer för att bekräfta mötet. Ett uppföljningsanrop är alltid klokt när du använder e-post, eftersom ditt e-postmeddelande kanske har gått till SPAM-mappen eller förbises av mottagaren.
Stäng ditt mail med en kort mening som "Tack för din tid och uppmärksamhet. Jag ser fram emot att träffa dig och diskutera hur XYZ kan erbjuda dig de tjänster du behöver".
Lägg till ditt signaturblock längst ner. Det ska innehålla det namn du använder i företag, titel, företagsnamn, direktkontorens telefonnummer, mobilnummer och länkar till dina företags sociala medier.
tips
-
Många affärsmän skriver bort sina e-postmeddelanden med "Hälsningar" eller "Tack". Vissa använder bara deras signaturblock. Det du använder beror på din stil och dess lämplighet för meddelandet du skickar.
Överväg att bifoga en vitbok eller annan information om ditt företag.
Varning
Använd stavningskontrollen. Många e-postprogram kan ställas in för att automatiskt ställa in stavnings- och grammatiska fel.
