Det formella namnet på ett brevlista är ett "förslagsbrev". Denna typ av brev bör skrivas kortfattat och hållas högst två sidor i längd. Utveckla en förslagsinfordran för att beskriva projektparametrar, förväntade resultat, tidtabeller och milstolpar i detalj. Syftet med brevet är att slå samman huvudbeskrivningarna och kraven på ett sammandragssätt.
Föremål du behöver
-
Ordbehandlingsprogram
-
RFT (valfritt)
-
Länkar till webbplats för RFP, Application (optional)
Öppna brevet med en kort hälsning och meddela titeln på budprojektet. Skapa en rubrik med rubriken "Beskrivning" efter öppningshälsningen. Använd den här rubriken för att kortfattat beskriva jobbet i tre stycken eller mindre, så att det läser mer som ett sammanfattande uttalande. Inkludera ett jobbnummer för projektet.
Skapa en rubrik med titeln "Specifikationer". Använd det här området för att utarbeta krav som tekniska specifikationer avseende storlek, elbehov, plats och annan relevant information som budgivarna behöver veta för att ge en korrekt uppskattning.
Skapa en rubrik med namnet "Kvalifikationer". Använd det här avsnittet för att beskriva de kvalifikationer som krävs för budgivare, till exempel att ha ett minimum antal år i verksamheten, specifika typer av licens (er) som krävs, förmåga att visa adekvata försäkringsbelopp och vilken typ av försäkring jobbet kan kräva. Statliga preferenser ges till minoritets- eller kvinnodrivna företag (om tillämpligt) och andra obligatoriska juridiska språk som ditt företag eller avdelningar behöver anges på alla budbrev.
Märk en rubrik med rubriken "Budget" för jobbet (om tillämpligt). Ange maximalt belopp för projektet så att alla sökande kommer att vara medvetna om ditt maximala budgetbelopp.
Skapa en rubrik "Leveranser" och skriv en kort redogörelse för de förväntade jobbleveranserna som måste uppfyllas. Informera utsikterna att en detaljerad redogörelse för leveranser kommer att ingå i hela RFP för jobbet.
Skriv en rubrik med rubriken "Deadline" och under rubriken anges det datum för slutförandet som krävs. Inkludera en fördelning av milstolpe datum (om tillämpligt) eller lämna milstolpar detaljer för RFP.
Skapa en "Samples" header (om tillämpligt) och ange hur budgivare ska skicka in prov av tidigare arbete, till exempel via elektroniska digitala foton i ett JPEG- eller GIF-format eller som en bilaga tillsammans med deras formella ansökan.
Skapa en referensrubrik och specificera antalet referenser som behövs och vilken typ av kontaktinformation du behöver, till exempel namn, titel, telefonnummer och e-postadress.
Lägg in en hyperlänk på brevet så att sökande kan länka till en formell onlineapplikation, och en separat hyperlänk för RFP (om det behövs). Lägg till en länk för din webbplats och inkludera RFP och ansökan på din webbplats, som kan formateras som en PDF för sökande att ladda upp till sin dator.
tips
-
Ange ett datum för en fråga och svar för ett stort budgetjobb och för att minimera antalet telefoner och e-postmeddelanden som du kan få så att du kan svara på frågor på en gång. Inkludera ett kontaktnamn och ange om anbudsgivare ska använda telefon eller e-post för att lämna ytterligare frågor.
